Organizacija datoteka poboljšava tijek posla za poslovni ili osobni ured. Brojni sustavi arhiviranja postoje kako bi zadovoljili različite potrebe i preferencije. Standardni formati podnošenja spadaju u jednu od tri široke kategorije: subjekt, brojčani i alfanumerički. Uredski radnici koriste alfanumeričku metodu kada datoteke moraju sadržavati riječi i brojeve.
Kako organizirati datoteke
Alfanumeričke datoteke imat će oznaku koja sadrži riječi i brojeve. Ova kombinacija može uključivati ime i telefonski broj ili broj klijenta. Tvrtke ili pojedinci s nekoliko mapa datoteka mogu se organizirati pomoću imena. Za veliki broj datoteka bit će potrebno numeričko naručivanje jer radnici obično pronalaze datoteku koristeći kodni broj.
Korištenje alfanumeričkih datoteka
Uvjerite se da svaki broj koda vrijedi samo za jednu datoteku. Organizirajte datoteke po redoslijedu. Upotrijebite gumene trake ili razdjelnike za skupljanje datoteka u hrpe od nekoliko desetaka ili stotina, ovisno o ukupnom broju datoteka kako biste pojedini broj lakše pronašli.
