Podnošenje je jedan od onih važnih poslova koje nitko od nas ne želi raditi. Kada postavljate novi sustav arhiviranja, htjet ćete ga napraviti na način koji je jednostavan za korištenje. Neki ljudi vole postaviti sustav po abecedi, a neki po brojevima. Drugi ga postavljaju po kategoriji, a zatim po abecedi. Odaberite ono što vam odgovara.
Stavke koje su vam potrebne
-
Ormar za kartoteku
-
Kartografske datoteke s karticama
-
Kartični razdjelnici s karticama
-
Fini marker točaka
Organizirajte svoje kategorije kao što su renta ili hipoteka. Odvojite datoteke za vašu zgradu, uslužne programe i potrošni materijal. Prođite sve svoje papire. Svakom predmetu dajte kategoriju. Pokušajte da se vaše kategorije podudaraju s kategorijama IRS-a, što olakšava na kraju godine.
Napravite razdjelnik za svaku kategoriju. Napišite na djelitelja koja je to kategorija. Stavi ih na stranu.
Dok plaćate račun, upišite datum na koji ste ga platili na račun koji držite ili račun. Ako koristite čekove, upišite broj čeka i iznos plaćen na računu. Ako plaćate elektroničkim putem, upišite broj potvrde i uplaćeni iznos. Datum sve svoje papire za datum ste radili na njemu, čak i ako to nije račun. Primjeri drugih papirologija mogu biti bankovno poravnanje, računi za narudžbe i računi koji se šalju klijentima. Zatim dokumentirajte svaki račun ili dokumentaciju u svom knjigovodstvenom sustavu. QuickBooks i Microsoft Money imaju izvrsne programe za male poslovne knjige.
Postavite manila mapu za svaki zasebni dio kategorije koji ste naveli u koraku 1. Primjer bi bio: kategorija su uslužni programi, a mape bi bile ABC Electric, CITY voda i kanalizacija, te INT internetske veze. Ako vaša tvrtka ima dobavljače, postavite pojedinačne datoteke za svakog dobavljača. Postavite datoteke za svakog klijenta. Prođite kroz svaku kategoriju i postavite sve pojedinačne mape.
Postavite datoteku za svakog zaposlenika. Budući da većina malih poduzeća nema osoblje za rukovanje zaposlenicima i vođenje evidencije o njima, morat ćete na njima imati barem jednostavnu datoteku. Stavite njihove plaće. Dokumentirajte svaku obuku koju su završili. Čuvajte kopije licenci ako su potrebne. Također ćete htjeti dokumentirati sve sporove koje su možda imali s vama. Zapišite o čemu se raspravljalo i kakav je bio rezultat.
Držite zasebnu datoteku za račune kada nešto kupite za svoju tvrtku. Prvo ih dokumentirajte u knjizi. Želite ih onda staviti u datoteku. Jednom mjesečno, prođite kroz datoteku računa i smjestite je u ispravnu datoteku i kategoriju. Možete spojiti mjesečne račune zajedno i napisati mjesec na njima. Čak i ako koristite kreditnu karticu, to je dodatna dokumentacija ako ste bili pod revizijom IRS-a.
Postavite razdjelnike kategorije u ormar za arhiviranje tako da ih podijelite abecednim redom. U svakoj mapi u toj kategoriji abecednim redom. Stavite ih iza razdjelnika. Prođite kroz svaku kategoriju i zapišite ih.
Savjet
-
Možete prilagoditi bilo koji sustav arhiviranja kako biste ga lakše koristili. Sve dok informacije brzo pronađete, to je dobar sustav arhiviranja.
