Važnost dobro organiziranog sustava podnošenja ureda nikad nije očitija nego kada nedostaje važan dokument. Neučinkoviti sustavi arhiviranja mogu rezultirati izgubljenim vremenom, novcem i dovesti do lošeg donošenja odluka ako dokument koji nedostaje sadrži sastavni dio informacije i morate donijeti odluku bez nje. Jedan od načina stvaranja poretka iz kaosa je postavljanje numeričkog sustava uredskog arhiviranja, gdje možete dodijeliti brojeve zapisima, kao što su narudžbenice, stavke inventara i procjene, te informacije o datoteci u rastućem redoslijedu, ili od najnižeg do najvećeg broja.
Stavke koje su vam potrebne
-
Sustav numeriranja
-
Ormarić za spise
-
Vodiči za dijeljenje datoteka
-
Kartice razdjelnika datoteka
-
Datotečne mape, različite boje
-
oznake
Postavite kategorije i sustav numeriranja
Postavite kategorije datoteka i dodijelite kontrolne brojeve. Navedite pojedinačne odjele unutar vaše organizacije. Dodijelite glavni kontrolni broj za svaki odjel. Na primjer, mala poduzeća mogu odabrati postavljanje kategorija, kao što su "Financijska", "Prodaja", "Nabava", "Ljudski resursi" i "Oprema". Dodijelite kontrolni broj da biste identificirali svaku glavnu kategoriju, kao što je 100 za Financijsku kategoriju; 200, Prodaja; 300, Nabava; 400, Ljudski resursi; i 500, oprema.
Postavite podkategorije datoteka i dodijelite podkontrolne brojeve kako biste definirali i identificirali svaku potkategoriju. Na primjer, u kategoriji prodaje možete dodati 10 za izvješća o prodaji; 20, procjene prodaje; i 30, Potvrde o prodaji.
Postavite sustav numeriranja unutar svake potkategorije kako biste identificirali pojedinačne dokumente unutar potkategorije. To će postati broj koji ćete ispisati na samom dokumentu. Na primjer, ako pošaljete narudžbu za unaprijed ispisane obrasce procjene prodaje, navedite broj prvog obrasca kao 200-20-01, ili 200 20 01, ako želite. Svaki sljedeći dokument povećat će se za jedan. Na primjer, možete ispisati "200-20-02" na obrascu druge procjene prodaje.
Izradite glavni indeks plana podnošenja. To će poslužiti kao tablica sadržaja vašeg ormara za arhiviranje.
Postavite kabinet
Uspostavite sustav kodiranja boja kako biste utvrdili glavne i potkategorije. Na primjer, možete uspostaviti pravilo koje koristi plavu oznaku razdjelnika datoteke za identifikaciju glavnih kategorija. Obojene mape datoteka tada bi mogle identificirati potkategorije, kao u crvenim mapama za izvješća o prodaji, zelene mape za procjene prodaje i žute mape za prodajne račune. Oznake na mapama datoteka identificirat će njegov sadržaj, kao što su oznake koje prikazuju 01-100, 101-200 i tako dalje.
Stvorite jezičke za razdvajanje glavnih kategorija i postavite ih u ormar za arhiviranje. Označite i postavite početne podkategorije datoteka u kabinet i dodajte po potrebi.
Podnesite dokumente odgovarajućim numeričkim redoslijedom.
Savjet
-
Odvojite malo vremena kako biste identificirali potrebe vašeg poslovanja i odlučili o kategoriji i sustavu numeriranja koji ima smisla za vaše poslovanje.
Ako koristite kompjutorizirani računovodstveni sustav i ispisujete vlastite obrasce, možda ćete morati promijeniti sustav numeriranja kako bi odražavao zahtjeve za podnošenjem. Na primjer, numeriranje na obrascima procjene prodaje može početi od 200-20-01 i povećati za jednu za svaku novu procjenu.
Navedite određenu lokaciju i kontejner za sve dokumente koji još nisu podneseni, u slučaju da vam je u međuvremenu potreban pristup.
Najbolji način da osigurate da budete u skladu s zahtjevima za podnošenje zahtjeva je utvrditi raspored, kao što je dnevni ili tjedni.
