Proračunski zahtjev je poslovno pismo koje traži sredstva za troškove i operativne troškove za projekt ili odjel unutar organizacije. Manje formalan od tradicionalnog poslovnog prijedloga, ovaj zahtjev i dalje mora biti u skladu sa strogim poslovnim pisanjem i pružiti čitatelju temeljito razumijevanje projekta dok odgovara na sva pitanja koja se mogu pojaviti.
Stavke koje su vam potrebne
-
Detaljni proračun
-
Podaci za kontakt publike
-
Popratna dokumentacija
Pronađite odgovarajuću osobu koja nadgleda proračunske zahtjeve za određeni projekt. Unutar svake organizacije može postojati nekoliko različitih pojedinaca koji nadziru potrošnju i proračunska razmatranja. Uzmite si vremena da temeljito istražite svoju publiku. Uvjerite se da ste dobili ispravne informacije o pravopisu i kontaktu.
Navedite povijesnu pozadinu projekta. To bi trebalo uključivati bilo kakvo iskustvo iz prošlosti sa sličnim projektima, prethodnim proračunima ili planovima potrošnje, kao i uspjehom ostvarenim iz prethodnih napora. Uključite sve najnovije trendove koji mogu utjecati na uspjeh ili neuspjeh projekta.
Navedite svrhu trenutačnog proračunskog zahtjeva i navedite detaljne planove. Uključite kako će novac biti dodijeljen i koji će troškovi biti pokriveni. Na primjer, ako se proračun troši na osoblje i zalihe, označite koji će se postotak proračuna dodijeliti za svaki zahtjev. Obratite se svim pitanjima koja razumna osoba može postaviti u vezi projekta unaprijed kako bi se izbjeglo kašnjenje u odobrenju ili formalno odbijanje zahtjeva.
Priložite detaljan proračun za troškove projekta ili odjela. To će dati pojedincu koji procjenjuje točan broj projekta. Kao i standardni proračun, ovaj odjeljak treba sadržavati precizne stavke za svaki potreban trošak. Ako točne brojke nisu dostupne, bit će potrebno procijeniti ukupni trošak za tu stavku retka.
Zatvorite zahtjev sažimajući važne detalje. To se obično može obaviti unutar jednog ili dva odlomka. Zatim uključite svoje ime i podatke za kontakt. Predložite sljedeći sastanak za daljnju raspravu o zahtjevu za financiranje.
Savjet
-
Poslovno pisanje uvijek mora biti čisto i koncizno. Osigurajte dovoljno informacija kako biste predstavili valjani argument za svoj zahtjev, ali nemojte pokušavati precijeniti s fluff. Zapamtite, vaš će čitatelj imati mnogo projekata za pregled. Ne gubite vrijeme s nevažnim detaljima.
Upozorenje
Budite oprezni pri procjeni budućih troškova. Procijenjeno premalo za stavku retka može uzrokovati da Vaš proračun bude znatno ispod onoga što je stvarno potrebno. Prevelika procjena može uzrokovati da se proračun smatra nerazumnim i da bude odbijen.
