Mnoge tvrtke donose vanjske dobavljače kada imaju velike projekte. Postoji mnogo razloga za eksternalizaciju posla, uključujući nedostatak osoblja, nedostatak resursa i nedostatak stručnosti za projekt. Prilikom odabira perspektivnog dobavljača, tvrtka često šalje Zahtjev za informacijama ili Zahtjev za prijedlog. Prije nego što odlučite koji tip alata je najbolji za vašu organizaciju, razmislite o razlikama između njih.
Zahtjev za informacijama
Zahtjevi za informacijama, ili RFI, su planski dokumenti. Oni su neformalni dokumenti i obično ne zahtijevaju obvezu bilo koje strane. RFI-ji su dizajnirani za prikupljanje informacija o tvrtki potencijalnog dobavljača, mogućnostima, vještinama i iskustvu. Pojedinosti projekta i proračun obično nisu uključeni u ovu vrstu dokumenta. Jedini put kada je ova vrsta informacija uključena je ako tvrtka traži kratkoročnog dobavljača za mali projekt.
Zahtjev za prijedlog
Zahtjevi za prijedloge ili RFP-ovi su složeni dokumenti koje tvrtke stvaraju kako bi privukle ponude i prijedloge od vanjskih dobavljača. RFP obično uključuje proračun projekta, vremenski okvir i kriterije, kao i ciljeve i ciljeve tvrtke. Usredotočuje se na specifikacije i opseg projekta, a radi na traženju detaljnog odgovora od potencijalnih dobavljača. Odgovori dobavljača obično uključuju informacije o tvrtki dobavljača, predloženu cijenu i specifične pojedinosti o tome kako će dobavljač izvršiti i upravljati projektom.
procesi
RFI se obično koristi samo za projekte s niskim proračunom i kao polazište za projekte visokog proračuna. Za slanje i primanje odgovora za ovu vrstu dokumenta obično je potrebno nekoliko tjedana, a obično je manje od 10 stranica. RFP se koristi za projekte visokog proračuna i obično se kreira na kraju faze prikupljanja informacija. Za slanje i primanje odgovora dobavljača s ovom vrstom dokumenta obično je potrebno nekoliko mjeseci, a obično je najmanje 20 stranica ili više.
prednosti
Korištenje RFI-ja pogoduje malim projektima s malim utjecajem. Ovaj dokument ne zahtijeva puno vremena i truda od potencijalnih dobavljača, jer ne moraju vraćati dugačke opise pojedinosti projekta. Tvrtke stoga koriste ovu vrstu dokumenta kako bi saznale više o opsegu velikog projekta prije početka postupka predlaganja. Prednost RFP-a je da priprema tvrtku da krene naprijed s dobavljačem i započne fazu ugovora.
Nedostaci
Negativna strana RFI-ja je da dobavljači možda nisu zainteresirani za slanje informacija jer ne vide implicitnu obvezu tvrtke. Nedostaci RFP-a su dugotrajne pripreme potrebne za njihovo slanje i primanje. Ako tvrtka nije sigurna u sveukupni opseg i specifikacije projekta, pisanje RFP-a može biti vrlo teško ili može rezultirati nepredvidivim prijedlozima dobavljača.
