Pisanje preporuke za zaposlenika, suradnika ili drugo poznanstvo može izgledati kao zadatak, ali ona će zasigurno cijeniti trud koji ste uložili u pjevanje njezinih pohvala. Najbolja slova su i iskrena i iskrena, što zahtijeva poseban dodir.
Zamolite podnositelja zahtjeva za pismom da dobije kopiju svih informacija koje ćete morati napisati najbolje moguće pismo preporuke. To bi trebalo uključivati ne samo životopis tražitelja i popis projekata na kojima je radila ili druge kvalifikacije, nego i popis točaka koje bi željela naglasiti u pismu.
Provjerite postoje li neki posebni obrasci koje trebate koristiti ili postupke koje trebate slijediti. Često dovršena pisma moraju biti zapečaćena u omotnici s vašim potpisom preko preklopa.
Započnite pismo s izjavom o svom imenu i položaju, imenu i položaju tražitelja, koliko dugo je poznajete, te u kojem svojstvu. Ova izjava bi trebala utvrditi vašu sposobnost da ju točno procijenite.
Opišite dvije ili tri najistaknutije osobine ili vještine podnositelja zahtjeva, navodeći konkretne primjere kako je pokazao te kvalitete u prošlosti. Područja koja treba razmotriti uključuju inteligenciju i analitičke sposobnosti tražitelja, razinu iskustva, organizacijske sposobnosti, pouzdanost i sposobnost rada s drugima.
Usporedite tražitelja slova s drugima koje ste poznavali na sličan način. Ako je moguće, kvantificirajte usporedbu, na primjer, "Od devet pomoćnika koje sam imao, Marija je najbolja."
Razmislite o nekim skromnim kritikama podnositelja zahtjeva. Ako je nedavno napravila određeni napredak u prevladavanju nedostatka, spomenuti ga ovdje može poboljšati vaš kredibilitet.
Zaključite pismo s vašom cjelokupnom procjenom podnositelja zahtjeva i njegovom ili njezinom prikladnošću za radno mjesto koje traži. Jezik bi trebao biti jak, ali ne pretjeran ili neiskren.
Dodajte svoje podatke za kontakt i ponudu da odgovorite na pitanja koja slijede, ako ste to spremni učiniti.
Spremite kopiju pisma. To će vam uštedjeti mnogo vremena i truda ako joj u budućnosti treba još jedno pismo.
Pošaljite pismo poštom ili ga dostavite podnositelju zahtjeva na vrijeme.
Savjet
-
Jedna do dvije stranice je obično idealna duljina za pismo preporuke. Sve manje i čitatelj će sumnjati da nemate što reći o podnositelju zahtjeva; više i iscrpit ćete one koji ga trebaju pročitati. Nejasna pohvala je poljubac smrti. Blagotvornosti o podnositelju zahtjeva koje nemaju dokaze koji ih podupiru znak su neiskrenosti ili nezainteresiranosti. Ako vam nedostaje vremena da napišete ispravnu preporuku i ako povjerenje tražite da napišete dobru, možete je zamoliti da je napiše. Međutim, prije nego što potpišete svoje ime, svakako ga pažljivo pregledajte radi točnosti. Najbolje preporuke uzimaju u obzir poziciju tražitelja. Ako, primjerice, traži upis na diplomsku školu, možda se želite usredotočiti na njezinu inteligenciju ili samomotivaciju, ali ako traži mjesto menadžera, možda ćete htjeti naglasiti njezine vještine vođenja.
Upozorenje
Ako pišete preporuku za zaposlenika, obratite se odjelu za ljudske resurse vaše tvrtke kako biste bili sigurni da se pridržavate pravila tvrtke. Neke tvrtke zabranjuju nadzornicima da pišu pisma preporuke kako bi se izbjegli mogući pravni problemi. Ako ne možete iskreno napisati entuzijastično pismo za podnositelja zahtjeva, bolje je taktično predložiti da nađu nekoga drugoga umjesto da kompromitiraju vaš integritet ili napišu mlako pismo, koje vjerojatno neće nikoga zavarati.
