Provjera valjanosti računa potrebna je za bilo koji posao; uključuje unakrsne provjere primljenih ili naplaćenih iznosa s plaćenim ili primljenim iznosima.Većina računovodstvenih sustava je automatizirana, ali ponekad je potrebno ručno provjeriti račune. Mala poduzeća mogu ručno provjeravati sve račune, što funkcionira sve dok postoji sustav provjera i ravnoteža koji će smanjiti nepoštenje zaposlenika.
Dolazne fakture
Jedan zaposlenik treba sastaviti račune po njihovom dolasku, razdvojiti ih od dobavljača i potvrditi ih osobno ili ih proslijediti zaposleniku koji je zadužen za pojedinačni račun. Je li faktura važeća, ovisi o nekoliko čimbenika, stoga je važno da svaki od njih završi na ispravnoj lokaciji. Zaposlenik zatim mora provjeriti svaku stavku, zabilježiti račun i proslijediti račun za plaćanje. Pojedinci odgovorni za provjeru faktura ne bi smjeli imati pristup sredstvima za plaćanje.
Odlazni računi
Prije slanja pošte potrebno je provjeriti točnost svih izlaznih računa. Dok jedna osoba ili odjel može biti odgovoran za unos stavki, uključujući prodajne i servisne troškove, dodijeljene troškove rada i sve materijale i potrošni materijal koji se koristi za određeni posao. Svaku fakturu treba usporediti s pridruženim korisničkim računom kako bi se povećalo zadovoljstvo korisnika točnim fakturiranjem i smanjili troškovi rada uzrokovani ispravcima računa.
Plaćanja
Nakon što su fakture potvrđene, one se prenose pojedincu ili odjelu za obradu plaćanja. Apsolutno je neophodno da osoba koja je odgovorna za potvrđivanje faktura nema pristup sredstvima plaćanja. Ovaj sustav provjere i ravnoteže osigurava da zaposlenici nemaju priliku krivotvoriti čekove, platiti nepostojeće ili krivotvorene račune ili provesti druge nepoštene postupke.
izjave
Kada izjave stignu ili su poslane, one bi trebale biti unakrsno provjerene sa svakim računom kupca ili dobavljača kako bi se osigurala točnost. Tvrtke koje posluju strogo ručno moraju uvesti učinkovit sustav arhiviranja; svi se računi moraju po potrebi kopirati i pohraniti pod imenom kupca ili dobavljača. Kada stignu izjave, zasebna osoba ili odjel treba provjeriti da li se svaka naplata i plaćanje točno pojavljuju u izjavi. Razdvajanje odjela za provjeru valjanosti iz odjela za fakture i plaćanja osigurava daljnju točnost i obeshrabruje nepošteno ponašanje.
