Izvještaji o primopredaji predstavljaju osnovni alat koji odlazni zaposlenik koristi za informiranje novog zaposlenika o prošlom radu i što se mora dogoditi kako bi se osigurao nesmetan prijelaz zaposlenika. Ova se vrsta izvješća može koristiti na nekoliko različitih načina. To bi moglo uključivati informacije za jednostavnu promjenu smjene ili za stalnog zamjenskog zaposlenika. Izvješće treba sadržavati sve bitne informacije koje osoba koja je preuzela mora znati kako bi se osiguralo da se nakon napuštanja radnog mjesta ne pojave nepotrebni i nepredviđeni problemi.
Priprema izvješća o primopredaji zaposlenika
Prije nego što počnete s izradom primopredajne obavijesti, napravite popis svih informacija koje će dolazni zaposlenik morati znati. Razmotrite što radite svakodnevno, kao i stvari koje radite tjedno, mjesečno ili godišnje. Uključite i druge informacije osim vaših osnovnih odgovornosti i dužnosti, kao što su važni kontakti, protokol, zapovjedni lanac, lozinke, ključevi, važni datumi, programi obuke i bilo koje druge informacije specifične za posao.
Razmislite o rokovima i prioritetima
Kada se osjećate kao da je popis potpun, počnite razbijati popis prema prioritetima, učestalosti, vrsti informacija i redoslijedu. Navedite trenutne projekte, datume ili vrijeme kada su započeli, kako treba napredovati i predviđeni datum ili vrijeme završetka. Dolazni zaposlenik mora znati koji će zadaci nakon primopredaje imati prioritet.
Počnite s ključnim ciljevima
Počnite pisanjem sažetka ciljeva za poziciju - vaše i tvrtke - kako bi vaša zamjena znala kamo bi trebali početi. Ono što slijedi ovisi o svrsi izvješća. Primjerice, za izvješće o primopredaji s promjenom smjene započet ćete s onim što je započelo u vašoj smjeni i mora biti dovršeno do sljedećeg. Također, imajte na umu dovršene zadatke, tako da dolazni pomak ne duplira ono što ste učinili. Za novog, stalnog zaposlenika, napišite popis kratkoročnih i dugoročnih projekata na kojima trenutno radite, kao i značajne projekte koje ste dovršili u prošlosti. Uključite sve datume i rokove koje nova osoba treba znati.
Dodajte savjete i resurse
Također je korisno uključiti savjete za uspješno izvršavanje zadataka. Na primjer, možete izraditi detaljan imenik lokacije dokumenata i stavki specifičnih za posao za zamjenu, uz navođenje informacija o kontaktu za osobe koje se odnose na posao. Ako je moguće, uključite načine za poboljšanje produktivnosti i uspješnosti posla. To će vašoj zamjeni dati alate za nastavak onoga što ste započeli bez prekida u toku procesa i povećava vjerojatnost uspješnog ishoda.
Upotrijebite predložak
Da biste pojednostavili proces izrade izvješća o primopredaji zaposlenika, izradite izvješće pomoću računalnog programa u uredu. Upotrijebite postojeći predložak predaje primopredaje ili stvorite svoj vlastiti na temelju stavki specifičnih za posao - upisivanje "predloška izvješća o primopredaji" u tražilicu treba vratiti mnogo primjera. I ne zaboravite provjeriti izvještaj o primopredaji prije nego što izađete iz svoje pozicije kako biste osigurali da su svi relevantni podaci dostupni novom zaposleniku.
