Glavna knjiga je mjesto gdje se sastavljaju sve informacije i zapisi računovodstvenog sustava tvrtke te gdje se objavljuju sve transakcije. Tu su i podaci o financijskim izvještajima (bilanca, račun dobiti i gubitka i izvještaj o novčanim tokovima). Glavna knjiga mora biti u ravnoteži i ažurirana kako bi računovodstveni podaci bili potpuni i točni.
Odredite je li glavna knjiga u ravnoteži. Povremeno, obično mjesečno, knjige tvrtke će biti uravnotežene i zatvorene. To znači da se unose sva potrebna podešavanja kako bi se uskladila glavna knjiga. Financijska izvješća se izvode iz glavne knjige. Završni unosi se provode kako bi se utvrdila početna stanja za sljedeće razdoblje - to jest ažuriranje glavne knjige. Zatvaranja unosa ne bi se trebala vršiti dok glavna knjiga nije u bilanci za tekuće razdoblje. Ako su početna stanja netočna za sljedeća razdoblja, ona će i dalje biti na svim sljedećim razdobljima dok se ne izvrše ispravne prilagodbe.
Pokrenite izvješće o probnoj bilanci koje prikazuje početna stanja i završna stanja. Ako početni iznosi zbroja nisu jednaki nuli, ponovno pokrenite izvješće pokusne bilance.Razdoblje u kojem je balansiranje jednako nuli jest mjesto gdje se prvi put pojavljuje problem izvanbilančne situacije.
Pomoću predmetnog raspona datuma ispišite izvještaj o izvornim detaljima glavne knjige za sve časopise i serije.
Pregledajte izvještaj o izvoru pojedinosti glavne knjige i identificirajte sve unose koji nisu obostrani. Kada pronađete unos koji nije obostran, morat ćete se pozvati na izvorni ispis iz registra da biste utvrdili koji dio unosa nedostaje.
Za unos nedostajućeg dijela unosa bit će potreban jednostrani unos. Da biste napravili jednostrani unos, vjerojatno ćete trebati nadzorna prava sustava.
Za unos podešavanja u opći dnevnik unesite izvorni dnevnik, broj serije i datum knjiženja iz registra. U polja za unos podataka unesite samo račune i podatke koji nedostaju. Kada se ti unosi završe, ispišite opći dnevnik i ažurirajte ga.
Potvrdite da više niste izvan ravnoteže. Usporedite završne bilance za izvješće o ispitivanju za to razdoblje.
Ponovite cijeli postupak za svako sljedeće razdoblje dok ne dođete do trenutnog razdoblja i više niste u ravnoteži. U budućnosti, trebate samo raditi s trenutnim razdobljem, budući da ste ispravili sva prethodna razdoblja i nećete zatvoriti knjige bez da prvo uravnotežite glavnu knjigu.
Treba napomenuti da se glavna knjiga može uravnotežiti i još uvijek biti netočna, to se događa kada se zaduženja podudaraju, ali su knjiženja izvršena na pogrešne račune.
