Novac je više od novca i novca u poslovnom svijetu. Također uključuje čekove, transakcije kreditnim karticama i novčane naloge. Koristeći tehnike najbolje prakse za rukovanje gotovinom, pomažete u smanjenju pogrešaka i osiguravanju odgovornosti, čak i ako je iznos novca koji rukujete nizak. Stvaranjem i provedbom kontrola za upravljanje gotovinom možete stvoriti učinkovit proces za upravljanje odlaznim plaćanjima i novcem koji primate.
Novčana odgovornost
Pratite pojedince koji imaju pristup gotovini tvrtke i vodite računa o odgovornostima svakog pojedinca za upravljanje gotovinom. Trebali biste znati gdje je novac tvrtke u svakom trenutku i moći pratiti nepravilnosti s određenim pojedincima. To možete postići tako da svaka uplata ima izdanu i evidentiranu novčanu potvrdu, dajući svakom kupcu račun i dokumentirajući sve prijenose. Nadzornik mora uvijek odobriti poništene ili vraćene transakcije i provjeriti gotovinske depozite.
Razdvajanje dužnosti
Kada jedan ili dva imaju odgovornost da upravljaju gotovinom, postoji veći rizik od prijevare. Razdvajanjem poslova upravljanja gotovinom između nekoliko pojedinaca, jedna osoba ne može imati kontrolu nad postupkom upravljanja gotovinom. Neka različiti pojedinci bilježe gotovinska plaćanja u knjigovodstvene evidencije, primaju novac, deponiraju sredstva, usklađuju gotovinske isplate u knjigovodstvenim evidencijama i isplaćuju račune. Kada odvajate poslove za upravljanje gotovinom, svaki pojedinac je odgovoran drugima u procesu upravljanja gotovinom.
Usklađivanje novca
Kada imate praksu usklađivanja novca, možete potvrditi da su zaposlenici ispravno evidentirali gotovinske transakcije i da imaju sustav provjera i ravnoteže. U najmanju ruku, trebali biste provjeravati svoje bankovne izvještaje na mjesečnom novčanom računu. Uz bilježenje gotovinskih uplata čim ih primite, brojite i uravnotežite svoje novčane primitke svaki dan i usporedite sve račune s uplatnicama. Osim planiranog mjesečnog usklađivanja gotovine, svakog mjeseca vodite iznenađujuću provjeru knjigovodstvenih evidencija.
sigurnosti
Kad god posao obrađuje gotovinu, važno je da novac i zaposlenici budu sigurni. Kako biste zaštitili svoju financijsku imovinu, uvijek provjeravajte pozadinske podatke o potencijalnim zaposlenicima prije nego što proširite ponude za posao. Uvijek držite gotovinu zaključanu na sigurnom mjestu i detaljno opišite svoju politiku upravljanja gotovinom u priručniku za zaposlenike. Ograničite broj ljudi koji imaju pristup gotovini što je moguće manje i samo dajte lozinke i kombinacije odobrenom osoblju. Svake godine, ili kad zaposlenik koji upravlja gotovinom napusti tvrtku, promijenite sve kombinacije i lozinke. Kad god zaposlenik broji gotovinu, ona bi to trebala činiti na mjestu koje javnost ili klijenti ne mogu vidjeti. Prilikom uzimanja gotovine s jednog mjesta na drugo, kao što je uplata depozita ili ako vaše poduzeće ima veliki kampus, koristite prijateljski sustav. Uvijek smanjite količinu gotovine na Vašem poslovanju preko noći tako da ne trpite veliki gubitak u slučaju požara ili krađe.
