Većina poslovnih funkcija koje nisu usmjerene politikama i postupcima postaju kaotične i neorganizirane. Zadržavanje zapisa nije jedan od najuzbudljivijih aspekata poslovanja, ali je jedan od najvažnijih. Organizirani sustav za pohranu dokumenata eliminira beskorisne zapise i štiti poslovanje u slučaju revizije. Znajući kada ga zadržati i kada ga baciti, ključan je korak u razvoju uspješnog poslovanja.
Opći raspored zadržavanja
Sve tvrtke trebaju razviti sustav za čuvanje zapisa koji je univerzalan za sve odjele. Ona dobiva sve na istoj stranici kada je u pitanju spremanje zapisa. Istražite zakone i statute svog poslovnog i poslovnog sektora. Na primjer, odvjetničko društvo može imati različite zahtjeve od male trgovine. Ako je potrebno, konzultirajte odvjetnika kako biste stvorili ovaj sustav. Indeksirajte plan na temelju funkcije i odjela. Izradite raspored i dodijelite kodove za klasifikaciju.
Popis zapisa
Popis inventara je ključan korak u upravljanju zadržavanjem. Ovo je precizan popis svih zapisa, elektroničkih i papirnatih, unutar vaše organizacije. U popisu treba navesti naslov svakog zapisa, kao što je "Glavna knjiga" i mjesto dokumenta. Osim toga, uključite klasifikaciju zapisa. To će biti mjerilo zadržavanja na temelju rasporeda tvrtke. Na primjer, sastavite proračunsku tablicu; prvi stupac bio bi naslov "Izvješće o starenju računa na teret". Drugi stupac u zaglavlju bio bi klasifikacija "Obveze prema dobavljačima". Treći stupac može biti odjel, "Računovodstvo". Ostatak proračunske tablice može uključivati lokaciju, "Istočna skladišna soba, četvrti kabinet" i kod zadržavanja, "Prilog A."
Procjene dokumenata
Postupak ocjenjivanja podrazumijeva analizu evidencija na licu mjesta u cijeloj tvrtki kako bi se uklonili dokumenti koji prelaze razdoblje čuvanja. Ovaj oblik čišćenja kuće eliminira nakupljanje viška zapisa. Koristeći popis inventara evidencije, uništite dokumente koji su istekli. Nakon dovršetka pregledajte sve pohrane i ažurirajte unos oglasnog prostora. Tijekom tog vremena pregledajte zakone o prepoznavanju izmjena koje su donesene od posljednjeg pregleda. Rasporedite preglede jednom godišnje, kvartalno ili mjesečno.
