Izrada plana rada je važna jer omogućuje zaposleniku priliku da pokaže upravitelju kako planira ostvariti ono što se od njega traži. Plan rada može pomoći zaposleniku da pokaže svoju vrijednost jer kvantificira i stavlja u riječi ono što zaposlenik radi u suprotnom slučaju. Ponekad se stvaraju opći planovi rada koji se odnose na cjelokupni rad osobe. Međutim, planovi rada često su najučinkovitiji kada se raščlanjuju kako bi se izričito raspravilo o radu povezanom s manjim projektima. Što je plan rada konkretniji, to će biti učinkovitiji. Prilikom izrade planova rada, postoji nekoliko stvari koje bi gotovo uvijek trebale biti uključene.
Otvorite novi dokument u softveru za obradu teksta kao što je Microsoft Word. Izradite nekoliko zaglavlja na dokumentu. Zaglavlja trebaju biti navedena kao: "Pitanja", "Ciljevi", "Strategije", "Resursi", "Vremenska crta" i "Mjerenje".
U odjeljku "Pitanja" opisuju se najvažnija pitanja. Sastanak za procjenu potreba mora prethoditi pisanju ključnih pitanja. Tijekom ovog sastanka članovi tima mogu osvijetliti sva važna pitanja projekta. Važna pitanja trebala bi postići ravnotežu raspravom o potrebama svih uključenih strana.
Pod "Ciljevi", zabilježite i zabilježite ostvarive ciljeve. Ciljevi opisani u planu rada trebali bi vas potaknuti da ih postignete, ali oni ne bi trebali biti nedostižni. Pri stvaranju ciljeva, zapamtite akronim SMART: Ciljevi trebaju biti specifični, mjerljivi, prihvatljivi, realni i pravovremeni.
Pod "Strategije" uključuju se informacije o ključnim strategijama. To će vjerojatno biti najdulji i najopsežniji dio plana rada. Ovdje treba uključiti svaki od glavnih koraka ili prekretnica koje treba ispuniti. Trebalo bi raspraviti i potencijalne prepreke provedbi strategija. Objasnite kako će se njima upravljati.
Pod "Resursi" raspravite o resursima koji su potrebni za djelovanje strategija. Ako postoji cijeli tim koji radi na projektu, navedite u planu rada uključene članove tima i koje će biti njihove odgovornosti. Ako postoji značajna investicija u opremu ili zalihe, navedite i to.
U odjeljku "Vremenska linija" napravite vremensku traku. Uključite isticanja plana za izradu vremenske crte. Svakako uključite datum početka, datum završetka i datume kada će se dogoditi određeni događaji i ciljevi. To će omogućiti sebi, članovima tima i menadžmentu da lako vide da li je projekt na rasporedu.
Pod "Mjerenje" uključite metode mjerenja. Porazgovarajte o tome kako ćete odrediti uspjeh projekta. To može uključivati i anegdotske dokaze. Međutim, najbolje je uključiti mjerljive načine na koje će se odrediti uspjeh. Ovisno o projektu, to može uključivati količinu prodaje, više dolaznih telefonskih poziva, više posjeta web-stranicama i slične podatke.
Savjet
-
Napravite naslovnu stranicu na jednoj stranici koja ukratko govori o najvažnijim dijelovima plana rada. Pričvrstite ga na puni plan rada.
Upozorenje
Suviše strogo pridržavanje radnog plana moglo bi biti štetno. Samo zato što plan rada nalaže nešto, to ne znači da se ne može postići bolja ideja. Plan rada trebao bi biti živi dokument. Neuspjeh u provođenju promjena može spriječiti mogućnost uspjeha.
