Zapisnici crkvenih sastanaka daju službeni, pravni zapisnik o djelovanju odbora ili odbora. One su unutarnje važne za povijesnu točnost, a koriste ih i vanjske strane; na primjer, od strane kreditnih institucija da utvrde da je crkva odobrila projekt gradnje prije izdavanja zajma za to. revizori IRS također gledaju na zapisnik kao dokaz da su određene financijske transakcije odobrene. U većini organizacija tajnik ili tajnik zapisnika uzima zapisnik.
Sadržaj
Iako se određeni sadržaj razlikuje od odbora do odbora, općenito govoreći, zapisnici za sve crkvene organizacije uključuju:
- Pojedinosti o sastanku, kao što su vrijeme, datum, mjesto, koji su prisustvovali i koji su predsjedavali.
- Je li sastanak redovito zakazan ili poseban sastanak i, ako je poseban, tko je sazvao sastanak i za koju svrhu - priložiti primjerak obavijesti o sastanku.
- Naručio je zapis o tome što se dogodilo na sastanku.
- Odgoda i vrijeme.
- Potpis tajnika i, po odobrenju zapisnika, predsjedavajućeg.
Jedan od najizazovnijih aspekata uzimanja minuta je odrediti koliko pojedinosti treba snimiti. Povijesna komisija menonitske braće predlaže da se zabilježe glavne točke rasprava koje vode do odluka, kao i razmatrane alternative i sažetak zašto je odbor izabrao jednu alternativu u odnosu na druge. Evanđeosko vijeće za financijsku odgovornost predlaže da odbor uspostavi politiku o detaljima koji su dosljedni bez obzira na pojedinog tajnika. Predlaže uključivanje dovoljno detalja kako bi se pokazalo da je odbor promišljen, ali ne toliko toliko da se zapisnik čita poput romana.
Uzimanje zapisnika
Prije početka sastanka, dobiti kopiju dnevnog reda. Kako sastanak napreduje, poduzeti detaljne bilješke koje se odnose na pojedinosti sastanka, izvješća odbora, rasprave i akcije dok odbor provodi svaku točku dnevnog reda. Zabilježite prijedloge, rezolucije i odluke doslovno, ali sažmite diskusije. Svakako navedite ime svake osobe koja pokreće prijedlog ili tko pokreće radnju, kao i sve navedene sukobe interesa. Nakon što je sastanak završen, prepišite i sažmite svoje bilješke tako da uključite odgovarajuće detalje i stavite ih u odgovarajući format, počevši s pojedinostima sastanka, a zatim nastavite po redoslijedu dnevnog reda.
Očuvanje zapisnika
Kada dovršite nacrt zapisnika, proslijedite ga članovima. Zapisnici koje ste napisali za ovaj sastanak bit će odobreni, sa ili bez ispravaka, na sljedećem sastanku. Nakon odobrenja minuta, pripremite konačnu kopiju, zatim potpišite dokument i zamolite predsjedavajućeg da ga potpiše. Spremite minute kronološki u maloj knjizi, zajedno s dnevnim redom sastanka. Ta knjiga slobodnih listova također bi trebala sadržavati sadržaj i kopije crkvenih statuta i ustava. U nekom trenutku, možda jednom godišnje, minute mogu biti profesionalno vezane.
