Ovisno o veličini događaja, planiranje projekta događanja zahtijeva ulaganje vremena i novca. Ključ za uspješno planiranje događaja jest imati jake organizacijske sposobnosti ili zaposliti obrazovan tim. Primjeri projekata događaja su radionice, debate i promocije.
Izgradite tim. Svaki član tima trebao bi imati jake organizacijske i komunikacijske vještine, kao i biti na raspolaganju za redovite sastanke za ažuriranje napretka.
Izradite popis obveza s rokovima. Ovaj popis treba sadržavati sve zadatke koje je potrebno napraviti za projekt događaja. Dodijelite svaki zadatak članu tima. Ovisno o vrsti događaja i složenosti, upotrijebite softver za upravljanje projektima ili proračunsku tablicu da biste ostali organizirani. Na primjer, ako koristite proračunsku tablicu možete imati jedan stupac zadatka, sljedeći je kome je dodijeljen, a zatim i rok. Na popisu za provjeru trebaju biti stavke kao što su unajmljivanje dobavljača, naručivanje određenih pomagala, rezerviranje mjesta, rezerviranje leta govornika, uređenje ugostiteljskih, marketinških inicijativa i promocija koje je potrebno obaviti.
Pratite napredak. Redovito provjeravajte s članovima tima da su na rasporedu da završe zadatke i da ste svjesni nečega izvanrednog. Ako koristite softver za upravljanje projektom ili proračunsku tablicu, ažurirajte je pomoću napretka svakog člana.
Pripremite proračun. Proračun bi trebao uključivati troškove koji su predviđeni i imaju slobodu za neočekivane troškove. Budite realni u pogledu troškova i uvjerite se da je svaki član tima svjestan što proračun mora biti ispunjen. Ako član tima mora biti nad proračunom za stavku na popisu, neka ih unaprijed obavijesti o prethodnom odobrenju.
