Bilo da komunicirate sa zaposlenicima, dobavljačima ili klijentima, osiguravanje da proizvodite učinkovite poruke od vitalne je važnosti za uspjeh vašeg poslovanja. Da biste bili sigurni da je vaša poslovna komunikacija ciljana, trebate osigurati da sadrži pet značajki koje su zajedničke za najučinkovitije poruke.
Jasna svrha
Učinkovite poruke uključuju jasnu svrhu informiranja, uvjeravanja ili suradnje s ciljanom publikom. Poruka treba biti osmišljena prema razini razumijevanja publike, potencijalnoj reakciji i odnosu s skladateljem. Općenito, najbolje je u svaku poruku uključiti samo jednu glavnu ideju, osim ako ne postoje usko povezana pitanja koja se moraju rješavati zajedno. Imati jasnu svrhu u poslovnoj komunikaciji također će pomoći u određivanju medija koji se koristi za isporuku poruke.
Odgovarajući kanali
Također je važno odabrati odgovarajući kanal za isporuku poruke. E-mail komunikacija može se koristiti za isporuku velikoj publici, dok je komunikacija licem u lice prikladnija za manje grupe. Formalna komunikacija koja treba dokumentaciju, kao što su recenzije zaposlenika ili promjene politike, bit će najbolja u pisanom obliku. Od pošiljatelja je da odredi koja je najprikladnija utičnica za određenu poruku. Na primjer, video prezentacija koja najavljuje društveno društvo je kreativan i zabavan način za uzbuđenje zaposlenika, dok korištenje videozapisa za najavu smrti u CEO-ovoj obitelji može se pojaviti kao neosjetljivo. Medij treba dopuniti, a ne iskriviti, svrhu poruke.
Ispravne činjenice
Poslovna komunikacija zahtijeva visoku razinu točnosti izvješćivanja. Karakteristike učinkovitih poslovnih poruka uključuju jasne datume, činjenice, resurse i rasporede koje treba provjeriti za potpunost i jasnoću. Učinkovite poruke također su bez žargona, slenga i "korporativnog govora". Na primjer, umjesto da kažu da, "korporacija koristi premije prilike proširiti na strategije," pojednostaviti ga rekavši, "naš tim koristi najbolje resurse kako bi naše poslovanje raste."
Kompletne poruke
Pisana i verbalna komunikacija će biti učinkovita samo kada su njezine poruke potpune. Poslovne poruke koje govore samo dio priče su sklon zbuniti primatelje i ne uspijevaju ih angažirati kao što je zamišljeno. Dobar test je pitati se je li neka poruka odgovorila na sva sljedeća pitanja: tko, što, kada, gdje, zašto i kako. Jedini način na koji zaposlenici, dobavljači ili poslovni partneri mogu djelovati na poruku jest ako im se dostavi njegov puni opseg.
Kreativne značajke
Bez obzira na to je li poslovna komunikacija namijenjena rizičnim kapitalistima ili sigurnosnom osoblju, ljudi samo obraćaju pozornost na ono što ih zanima. Najučinkovitije poruke su kratke, zanimljive i do točke. Većina ljudi neće smatrati svaku poruku zanimljivom, tako da bi učinkovita razmjena poruka u poslovnoj komunikaciji trebala uključivati malo kreativnosti. Sumiranje i zgušnjavanje poruka povećat će vjerojatnost da će biti pročitane, dok će naglašavanje ideja od velikog interesa potaknuti povratne informacije i djelovanje.
