Moderne tvrtke mogu segmentirati poruke tako da ciljaju male grupe korisnika ili odmah dostavljaju vijesti velikim, raspršenim radnicima. Međutim, ove mogućnosti nisu učinile poslovnu komunikaciju manje izazovnom nego prije. Dok organizacije brzo uče posljedice neuspješnog komuniciranja s klijentima i vanjskim dionicima, Neučinkovita interna komunikacija može biti teža dok ne bude prekasno.
Problemi s preferencama
Zaposlenicima je možda teško uskladiti svoje komunikacijske preferencije s onima svojih suradnika. Stariji radnik bi možda radije komunicirao telefonom, na primjer, dok se njegov mlađi kolega oslanja na elektroničke komunikacije. Ako mlađi radnik odgovori na poruku govorne pošte putem e-pošte, umjesto da vrati poziv, stariji radnik može se osjećati nepošteno, Najbolje je koristiti metodu koju vaš sugovornik preferira. Ako vaš kontakt u IT-u uvijek brzo reagira na vaše e-mailove, ali je potrebno mnogo vremena za povratak na telefonski poziv, prenošenje pitanja elektroničkim putem je učinkovitije rješenje.
Komuniciranje loših vijesti
Obavijest šefu da ste upravo izgubili ključni račun nije lako za većinu. Niti je lako prenijeti vijest dugogodišnjem dobavljaču da svoju tvrtku prebacujete na njezina konkurenta. Robert Bies, profesor na McDonough School of Business u Georgetownu, primjećuje da to često uzrokuje da ljudi odgađaju obavještavanje druge strane o lošim vijestima.
Umjesto toga, Bies predlaže višestruku komunikacijsku strategiju za prevladavanje tih izazova. Pripremite zainteresirane strane za loše vijesti unaprijed, Isporučite vijesti odmah i iskreno, a zatim ih ublažite mogućim rješenjima i svim vidljivim srebrnim oblogama. Moglo bi se reći, na primjer, da imate na umu nekoliko potencijalnih zamjena za izgubljeno poslovanje koje bi zahtijevalo manje putovanja za vaše prodajno osoblje
Savjet
-
Neki se zaposlenici mogu osjećati nelagodno komunicirajući otvoreno sa svojim šefovima zbog svog položaja u tvrtki ili njihove pozadine. Osobito se žene s tim mogu boriti, kaže stručnjakinja za lingvistiku Deborah Tannen.
Previše - ili nije dovoljno
Koliko je informacija za distribuciju zaposlenicima i vanjskim dionicima stalan izazov za menadžere. Strašne vijesti, kao što je reorganizacija, mogu dovesti do jakih reakcija ako naizgled izađe iz vedra neba. Upozorenje pojedinaca na sastanke jedan na jedan ili na manje sastanke može voditelju dati do znanja tko će vjerojatno prigovoriti vijestima i koji su njihovi razlozi.
S druge strane, menadžer također može pružite previše informacija ako je zaključak poruke nejasan ili otvoren. Najavljujući ta otpuštanja svibanj dolazak u bliskoj budućnosti, na primjer, dovodi do tjeskobe i može uzrokovati da ključni djelatnici pokušaju preuzeti druge poslove. Također može smanjiti uredsku produktivnost ako zaposlenici provode svoje vrijeme tračeći i radeći na svojim životopisima.
Neformalne komunikacije mogu dokazati skupe
Za razliku od razgovora na radnom mjestu, elektroničke komunikacije ostavljaju pisani zapis o tome što se dogodilo. Brza e-pošta može ponoviti razgovor i pružiti vrijednu potvrdu u slučaju kasnijeg pitanja. Međutim, održavanje evidencije prometa e-pošte, softvera za chat i drugih neformalnih elektroničkih razgovora na radnom mjestu može biti glavobolja za one u IT - da ne spominjemo pravni tim. Naizgled bezvrijedni razgovori mogu se pokazati skupim. Odjel za pravosuđe SAD-a, na primjer, koristio je komentare u sobi za chat kako bi pomogao u rješavanju slučajeva manipulacije valutama protiv velikih banaka kao što su UBS, Citigroup i J.P.
Upravljanje projektima
Izvješće Instituta za upravljanje projektima iz 2013. otkrilo je da je za svaku milijardu dolara utrošenih na projekte 75 milijuna dolara rizično samo kao rezultat neučinkovite komunikacije. Mogući su nedostaci kada svi dionici nemaju jednako razumijevanje prednosti projekta ili kada je jezik koji se koristi za dostavu poruka nejasan. PMI vam predlaže prilagodite svoje komunikacije tako da zadovolje potrebe svake skupine dionika, Prijedlog projekta za redizajn web-mjesta, na primjer, može se usredotočiti na pogodnosti na visokoj razini kada se sastajete s višim rukovoditeljima poduzeća. Koristio bi više tehničkog jezika i specifičnih podataka kada bi se predstavio ljudima koji će morati obavljati posao.
