Izvješća o pisanju bitne vještine na svim razinama poslovanja. Pisanje jasnih, konciznih izvješća ključna je vještina za učinkovito poslovno komuniciranje. Učinkovito, dobro napisano izvješće može potaknuti prodaju, stvoriti više kohezivnih i bolje funkcionirajućih timova, pojednostaviti procese i poboljšati financijsko poslovanje. Izvješća mogu upozoriti upravu na mogućnosti za poslovni rast, identificirati područja u kojima se može ostvariti veća učinkovitost i uspostaviti kohezivne poslovne postupke. Budući da je toliko bitan za funkcioniranje većine poduzeća, pisanje izvješća smatra se jednim od najvažnijih oblika poslovne komunikacije.
Razmatranja
Pisanje izvještaja, jer je to važan dio poslovne komunikacije, mora biti dobro planirano. Važna razmatranja uključuju poznavanje publike za koju se piše izvješće, razloge pisanja izvješća, krajnju svrhu za koju je izvješće namijenjeno i specifične zaposlenike koji su potrebni za doprinos informacijama koje su bitne za dovršenje izvješća. Od vitalne je važnosti odrediti broj poslovnih resursa koji će se uključiti u pisanje izvješća i usporediti vrijednost tih resursa s neto povratom koji se očekuje od izrade izvješća. Ako je potrebno mnogo vrijednih resursa za pisanje izvješća, ali izvješće će donijeti samo malu korist, onda to nije učinkovit projekt. Manje zahtjevan oblik poslovne komunikacije, kao što je memorandum, može biti ono što je potrebno.
Planiranje
Nakon što se sva razmatranja ispitaju i dokumentiraju, pisac izvješća - ili voditelj projekta ako nekoliko pisaca kreira izvješće - izrađuje plan. Planiranje je bitno za učinkovitu poslovnu komunikaciju, nigdje više nego u pisanju izvješća. Sveobuhvatni plan za pisanje izvješća uključuje vremenski okvir za izradu izvješća, potrebne materijale, popis svih suradnika i sve potrebne kolateralne zalihe i materijale, kao što su umjetnička djela.
Proizvodnja
Proizvodnja je glavni korak u svim projektima poslovne komunikacije. U pisanju izvješća, proizvodnja može trajati samo jedan dan ili čak nekoliko mjeseci, ovisno o opsegu projekta. Važno je periodično konzultirati plan tijekom dugih projekata pisanja izvješća kako bi se osiguralo da je projekt na putu za pravovremeno dovršavanje.
Pregled
Izvješće obično pregledava barem pisac prije nego što ga se dostavi krajnjim primateljima. Za svu poslovnu komunikaciju potrebna je dobra gramatika i stil, tako da pregled treba uključiti - barem - pregled pravopisa i interpunkcije. Ako vrijeme dopušta, potrebno je provesti opsežniji pregled sadržaja. Ako je moguće, lektor bi trebao biti netko tko ponovno vidi materijal; "Svježe oči" su u stanju uočiti pogrešku pri pisanju ili gramatičkim problemima koje netko tko je usko sudjelovao u izradi izvješća ne može uhvatiti.
dostava
Dostavljanje izvješća može imati nekoliko oblika: izvješće se može prikazati kao dijaprojekcija i rasprava, tiskano i poslano e-poštom u cijelosti za primatelje ili podijeljeno u nekoliko odjeljaka i dostavljeno tijekom nekoliko tjedana različitim primateljima. Može se prikazati i kraća verzija dugog izvješća, dok je puna verzija dostupna u tiskanom obliku. Metode isporuke diktiraju duljina izvješća, dostupnost pisca da prezentira nalaze i geografske lokacije primatelja.
