Upravljanje znanjem, KM, sustavi poboljšavaju robustnost informacija dodavanjem podataka o kontekstu i odnosima pohranjenim dokumentima. Šest koraka upravljanja znanjem uključuju stvaranje, prikupljanje, analiziranje, indeksiranje, pohranjivanje i širenje informacija. Dodavanjem informacija dokumentima, putem oznaka ili semantičke analize i tematskih ontologija - pojmova koji se koriste za opisivanje i predstavljanje područja znanja - korisnici mogu brže pronaći potpune odgovore.
Poslovna inteligencija
Stručnjaci za poslovnu inteligenciju prikupljaju informacije iz više izvora kako bi razumjeli konkurente svoje tvrtke, tržište i klijente. Dio posla poslovnog analitičara zahtijeva pravovremeno informiranje donositelja odluka. KM sustav omogućuje analitičaru da brzo izradi smislena izvješća izvlačeći samo relevantne podatke i izvore iz pohranjenih dokumenata na temelju ključnih riječi, konteksta i informacija o odnosu koji su dodani kao oznake pohranjenim podacima.
Upravljanje projektima
Nekoliko aspekata upravljanja projektima imaju koristi od iskustva i naučenih lekcija na prethodnim projektima, uključujući procjenu troškova, upravljanje rizikom i rješavanje problema. Kada organizacije koriste formalne sustave za upravljanje znanjem kako bi prikupile informacije o projektu, znanje koje je na raspolaganju koristi novim projektnim menadžerima dok uče njihov zanat. Osnovne komponente KM sustava olakšavaju komunikaciju relevantnih informacija među članovima projektnog tima, posebno kada tim radi na više geografskih lokacija. NASA je koristila alate za upravljanje znanjem na nekoliko programa i izvijestila je o eksponencijalnom smanjenju vremena potrebnog za izdvajanje podataka za analizu i izradu izvješća.
Podrška odlučivanju
Ljudi donose bolje odluke kada koriste pravovremene i relevantne informacije. Prednost sustava upravljanja znanjem za podršku odlučivanju uključuje pronalaženje samo relevantnih informacija zbog dodanih podataka o kontekstu i odnosima. KM sustavi često nude inteligentne tehnologije pretraživanja i prikaza koje olakšavaju razumijevanje uzoraka i odnosa.
Služba za korisnike
Pomoćne službe i služba za korisnike pomažu u korištenju sustava upravljanja znanjem koji prate slične probleme i nude uspješna rješenja na temelju povratnih informacija. Primjenom tehnologija širenja informacija kao što su ontologije, KM sustavi se prilagođavaju stilu upitnika korisnika. NIH izvješćuje da službe za pomoć pacijentima primaju stotine poruka e-pošte dnevno. Koristeći profil stručnjaka za zaposlenike u KM, osoblje za pomoćne službe postavlja pitanja najprikladnijem stručnjaku. Druge organizacije uspješno su proširile svoju funkcionalnost službe za pomoć tako što su stvorile automatizirani sustav odgovaranja na pitanja upravljanja znanjem.
