Pismo poslovnog zahtjeva može biti učinkovit način traženja plaćanja, traženja citata ili procjena ili traženja informacija. Profesionalno pisana slova su specifična, detaljna i do točke. Oni također pružaju sve informacije koje primatelj treba ispuniti u skladu sa zahtjevom na pravovremen i točan način.
Koristite profesionalno oblikovanje i jezik
Pismo poslovnog zahtjeva treba pisati na memorandumu tvrtke i dolaziti od pojedinca ili odjela koji je podnio zahtjev. Primjerice, pismo potencijalnom kandidatu za posao koji traži dodatne informacije mora doći od upravitelja za ljudske resurse ili zaposlenika, dok pismo zahtjeva za uzorcima proizvoda treba doći od nadzornika odjela za nabavu. Slijedite tradicionalno oblikovanje poslovnih pisama i koristite formalni jezik kako biste prenijeli profesionalnu sliku. Primjerice, "Draga gospođice Smith."
Dođite do točke
Napišite uvod koji će čitatelju reći što vam je potrebno odmah. Na primjer, "Vaš račun je prošao 90 dana i zahtijeva hitnu akciju" ili, "Vaš životopis je impresivan i želio bih vidjeti preporuke kao i vaše prijepiske na fakultetima." suvišne informacije kako bi došli do vaše točke.
Budi precizan
Navedite sve informacije koje primatelj treba da zadovolji vaš zahtjev, kao što su referenca narudžbe ili brojevi računa ili kopije ugovora ili pravila. Referentni prilozi ili prilozi u tijelu vašeg pisma. Na primjer, "kao što ćete vidjeti u priloženoj kopiji našeg izvornog ugovora, isporuka proizvoda zakazana je za prvi ponedjeljak svakog mjeseca. To je zahtjev za promjenom tog datuma na treći ponedjeljak svakog mjeseca."
Pošaljite zahtjev
Detaljno odredite što želite sljedeće dogoditi kako ne bi bilo mjesta za nesporazume od primatelja. Na primjer, "Vaša faktura mora biti uplaćena u cijelosti do 15. lipnja 2015. ili ćemo biti prisiljeni prekinuti vašu uslugu." Olakšajte usklađivanje tako što ćete priložiti omotnicu s otisnutim adresama, vezu na stranicu s opcijama plaćanja na web-lokaciji tvrtke, adresu e-pošte ili punu adresu.
Pisma zahtjeva za e-poštu
Iako se isti osnovni pristup primjenjuje na e-poštu kao i na obična pisma, postoje neke razlike. Koristite logotip svoje tvrtke i elektronički potpis i održavajte sve ostale formalnosti formalnog pisanja poslovnog pisma. Također, zatražite povratnicu kako biste potvrdili da je primatelj primio vašu korespondenciju.
Držite zapise
Ispišite kopiju pisma zahtjeva za vlastitu referencu. To je osobito važno ako pišete zbirka pisama. U slučaju da se dug mora predati agenciji ili odvjetniku za naplatu, imat ćete papirnatu traku koja će vam pokazati što ste učinili za naplatu duga do danas.
