Nesreće se događaju. Ponekad su rezultati manji; neke nesreće, kao što su olupine vlaka ili aviona, izlijevanje kemikalija ili drugih tvari ili eksplozije mogu imati drastične posljedice. Nakon svakog ozbiljnog incidenta, javnost ima pravo znati što se dogodilo i što se događa kako bi popravilo što se dogodilo. Odjel za odnose s javnošću tvrtke može medijima pružiti početnu izjavu koja sadrži osnovne činjenice o incidentu i omogućuje ljudima da znaju da se bavite situacijom. Izjava mora biti pažljivo napisana jasnim i jezgrovitim jezikom.
Imenovati osobu koja će izraditi i / ili dostaviti izjavu o zadržavanju u medijima. Obično, tvrtke zapošljavaju osoblje za odnose s javnošću kako bi se bavile tim pitanjima. Shvatite, međutim, da bi mediji možda trebali čuti stvarne donositelje odluka u tvrtki, poput vlasnika ili glavnog izvršnog direktora.
Započnite svoju izjavu izražavajući svoju zabrinutost za bilo koju žrtvu i svoju empatiju za situaciju.
Navedite osnovne činjenice incidenta. Prema SAE Communications, vaša izjava o održavanju mora odgovoriti na osnovna pitanja o tome što se dogodilo, tko je bio uključen, kada se to dogodilo, gdje se to dogodilo i zašto se to dogodilo. Nemojte zagladiti niti ignorirati bilo koju od ovih točaka. Ako postoje činjenice koje nisu spremne za dijeljenje, obično možete objasniti razlog za to; na primjer, želite obavijestiti obitelji žrtava prije objavljivanja njihovih imena. Isto tako, možete odbiti razgovor o uzroku incidenta detaljno sve dok se rezultati istrage ne dovrše.
U većini slučajeva ozbiljne nesreće ili incidenta, tvrtke ne djeluju samostalno, nego surađuju s pružateljima prve pomoći i drugim organizacijama, koje se obično odnose na vladu. Spomenuti te agencije i vrsta uključenosti važne su vijesti, a također pomažu u ublažavanju strahova općenito - većina ljudi se smiruje znajući da su agencije za hitne intervencije uključene u hitnim slučajevima.
Navedite vremenski slijed za ponovno obraćanje medijima i kako se mediji mogu obratiti organizaciji za više informacija. Objasnite ako i kada će vodstvo tvrtke, kao što je CEO, biti dostupno za rješavanje pitanja i problema.
Upozorenje
Nemojte špekulirati ili špekulirati o onome što ne znate i ne pripisujete krivnju. U jesen 2014. godine, bolesnik zaražen ebolom bio je nepropisno pušten iz bolnice u Dallasu. U svojim ranim izjavama, bolnica je okrivila svoje sestre za puštanje na slobodu; kada su dvije medicinske sestre koje su kasnije bile uključene u liječenje pacijenta inficirane, bolnica je predložila da prekrše protokol. Bolnica je odbacila te optužbe suočavajući se s dodatnim informacijama koje su nagovještavale da medicinske sestre nisu učinile ništa loše i da je medicinsko osoblje zapravo odgovorno za pogreške, ali da je tada njegov ugled bio ozbiljno narušen.
