Proračunske tablice su popularan alat u uredu i mogu dobro doći i kod kuće. Bilo da trebate imati raspored do detalja i automatski zbrojiti troškove za vjenčanje, izradite račun za svog freelance klijenta ili stvorite skup financijskih izvještaja za svoju tvrtku, proračunske tablice su do zadatka.
Možda želite napraviti krivulju učenja ako želite koristiti neke od naprednijih značajki, ali kada shvatite kako funkcioniraju proračunske tablice i njihove mogućnosti, vidjet ćete da su njihove upotrebe gotovo beskrajne.
Što je proračunska tablica?
Proračunska tablica je elektronički dokument koji koristi retke i stupce za pohranjivanje i upravljanje podacima. To je digitalni radni list koji se temelji na softveru, po uzoru na papirnati oblik mrežnog papira računovođe. Redovi i stupci oblikuju ćelije koje sadrže odvojene dijelove podataka. Proračunske tablice možete koristiti za izvođenje matematičkih izračuna i drugih manipulacija na podacima koje unosite.
Mnogi ljudi također koriste proračunske tablice za snimanje i pohranu podataka koji imaju više atributa. Na primjer, ime osobe, podaci o adresi, ime tvrtke u kojoj rade, njihov naslov i status poslovnog odnosa mogu se koristiti za bazu podataka za traženje prodaje.
Podatke možete sortirati u proračunskoj tablici i na njima izvršiti različite vrste analiza. Također možete primijeniti različite formule i funkcije na podatke. Proračunske tablice pružaju mogućnost organiziranja vaših informacija i koriste ih kao osnovu za izradu tablica, grafikona i grafikona za analizu.
Zašto koristiti proračunsku tablicu?
Jedan od najpopularnijih razloga za korištenje proračunskih tablica je pohranjivanje, snimanje i ispis podataka. Lako je organizirati i sortirati podatke pomoću proračunske tablice, a zbog izgleda s redovima i stupcima ćelija možete kliknuti bilo gdje da biste informacije jednostavno ažurirali, a da ne morate brinuti o nevidljivim razmacima, vraćanjima ili karticama kao u nekim drugim programima kao što je program za obradu teksta.
Možete automatizirati različite funkcije za pokretanje izračuna, pretraživanje određenih stavki ili povlačenje informacija o ažuriranju iz drugih programa ili weba. Na primjer, računovođe mogu svaki mjesec dodati nove podatke u svoje proračunske tablice i koristiti jednostavnu formulu "sum" kako bi automatski ažurirali ukupne podatke.
Proračunske tablice nude brz i jednostavan način prikazivanja podataka i dijeljenja s drugima. Možete unijeti podatke ili ih kopirati iz drugog programa i zalijepiti u proračunsku tablicu, spremiti datoteku i jednostavno je poslati drugima. Uredski radnici mogu spremiti proračunsku tablicu na računalnu mrežu u uredu kako bi omogućili drugim osobama da otvore datoteku i ažuriraju različite dijelove.
Proračunske tablice nude mogućnost pohranjivanja velike količine podataka na jednom mjestu jer datoteka proračunske tablice sadrži više od jednog lista. Svaka kartica u datoteci naziva se radni list, a datoteka se naziva radna knjiga. Financijske informacije, oblikovane u financijska izvješća, možete pohraniti za male tvrtke i koristiti različite kartice za svaki mjesec u godini. Zatim možete dodati još jednu karticu koja koristi veze za sažimanje i zbrajanje svih podataka u godišnju brojku.
Kako koristiti Google Excel
Excel je naziv proizvoda za proračunske tablice sustava Microsoft Office, ali ga možete koristiti s Googleom, umjesto da koristite Googleovu aplikaciju za proračunske tablice. Jedna od najvećih prednosti korištenja programa za proračunske tablice programa Microsoft Excel u Googleovoj aplikaciji Google Drive jest da možete raditi na Excelovim proračunskim tablicama na mreži.
S Microsoft Officeom, osim ako imate online Office 365 pretplatu, moći ćete pristupiti samo Excelovim proračunskim tablicama s tvrdog diska ili mrežne mape vašeg računala. Ako želite raditi u Excelovim proračunskim tablicama unutar Google diska, Excelovu proračunsku tablicu također možete pretvoriti u datoteku Google Sheets. Ako prenesete Excelovu datoteku za pohranu na Google disk i pokušate je otvoriti, vidjet ćete statički dokument koji vam neće dopustiti da napravite bilo kakve promjene.
Međutim, Microsoft i Google poboljšali su mogućnost zajedničkog rada na Microsoft Officeovim datotekama unutar Googlea. Možete instalirati dodatak Microsoft Office za Microsoft Office koji se nalazi na usluzi Google Play. Kada instalirate dodatak kada otvorite svoje Microsoft Office aplikacije, vidjet ćete padajući izbornik na kojem piše Google disk i dat će vam različite mogućnosti za otvaranje, uređivanje i spremanje datoteka sustava Microsoft Office, zadržavanje istih u Microsoft Office formatu dok ih pohranjujete u svoj Google disk.
Da biste dobili dodatak, izvršite online pretraživanje u pregledniku za dodatak Google diska za Microsoft Office. Bit ćete upitani za preuzimanje „_driveforoffice.exe "_ i slijedite jednostavan postupak instalacije.
Kako koristiti Google listove
Da biste izradili proračunsku tablicu u Google tablicama, provjerite jeste li prijavljeni na svoj Google račun, otvorite karticu preglednika, idite na drive.google.com ili sheets.google.com i izradite novi dokument listova.
Nakon što prijeđete na Google disk pomoću trake izbornika na lijevoj strani zaslona ili crvenog gumba "+" u donjem desnom kutu zaslona, izradite novi dokument listova i bit ćete spremni početi koristiti svoj proračunske tablice. Google tablice omogućuju vam jednostavnu suradnju s drugim osobama na mreži nakon što im pošaljete vezu do vaše proračunske tablice. Nekoliko ljudi može aktivno raditi u datoteci u isto vrijeme, a možete vidjeti tko je u datoteci, pa čak i koju karticu tablice i ćeliju na kojoj rade. Pomoću listova možete koristiti i druge Googleove integrirane alate, kao što je prevođenje teksta u proračunsku tablicu, pomoću formula za automatsko uzimanje podataka o cijenama dionica s mrežnih web-lokacija i uvoz drugih vrsta podataka izravno s web-stranica u proračunsku tablicu.
Google listovi nude unaprijed izrađene predloške za različite namjene, kao što su proračun, freelance faktura, financijska izvješća tvrtke, projektni tragači, gantogram, raspored zaposlenika, baza podataka o prodaji i više. Ove i druge predloške možete pronaći iu programu Microsoft Excel i drugim programima za proračunske tablice. Jedna od prednosti Google tablica je da se vaš rad automatski sprema svakih nekoliko sekundi. Ako koristite program za proračunske tablice programa Excel, imate mogućnost automatskog spremanja, ali to nije zadana značajka i možete izgubiti posao ako ručno ne spremate svoj rad često.
Osnovne funkcije proračunske tablice
Osnovne funkcije proračunske tablice uključuju spremanje tri vrste podataka, a to su tekst, brojevi i formule ili funkcije. Većina ljudi koristi proračunske tablice za obavljanje osnovnih matematičkih proračuna, kao što su zbrajanje, oduzimanje, množenje i dijeljenje na svojim podacima. Također možete pohraniti redove podataka s nekoliko atributa, kao što su ime i podaci o adresi.
Proračunske tablice obično imaju mnogo redaka za smještaj velike količine podataka, s najviše dva milijuna ćelija sastavljenih od mnogo stupaca i redaka koji su vam potrebni, do tog ograničenja ćelija. Najnovija verzija programa Microsoft Excel trenutno nudi 1.048.576 redaka i 16.384 stupaca za pohranu podataka.
Podaci iz proračunske tablice mogu se kopirati kao tablice i zalijepiti u druge programe, kao što su program za obradu teksta ili program prezentacije slajdova, kako bi se kreirali različiti rasporedi za potrebe analize, izvješćivanja i prezentacije. Podatke možete formatirati i pomoću boja, linija, tekstualnih okvira, slika i mnogih drugih značajki kako biste upozorili na određene dijelove podataka ili raspored proračunskih tablica.
Što su napredne funkcije proračunske tablice?
Ovisno o tome koristite li Google tablice, Microsoft Excel ili neki drugi program za proračunske tablice, imat ćete pristup mnogim naprednim značajkama koje vam mogu pomoći pri izradi svih vrsta modela za obradu i analizu podataka.
Na primjer, možete koristiti proračunske tablice za statističke regresijske analize, modeliranje diskontiranog novčanog toka i mnoge druge vježbe. Možete izraditi radnu knjigu s nekoliko proračunskih tablica u njoj koje sadrže podatke o financijskim izvještajima za svaki mjesec u godini. Zatim možete izraditi drugu proračunsku tablicu u istoj radnoj knjizi ili novoj radnoj knjizi, koja ima pretpostavke za poslovni rast, rast prodaje, postotne promjene troškova i druge pretpostavke. Pomoću formula i veza možete stvoriti predviđenu financijsku izjavu koja se automatski ažurira svaki put kada promijenite pretpostavke na kartici pretpostavki proračunske tablice.
Možete koristiti različite automatizirane formule i funkcije, uključujući formule "ako / onda" koje vam omogućuju da kažete je li "X" uvjet ispunjen, a zatim izvedite "Y" funkciju ili formulu. Možete čak ugnijezditi te izjave ako / onda, a Microsoft Excel može obraditi do sedam if / then izjava ugniježđenih jedna u drugu, što znači da možete imati do sedam uvjetnih funkcija, ovisno jedna o drugoj, automatski primijenjene na vaše podatke.
Neki programi za proračunske tablice nude makro zapisivač, koji vam omogućuje snimanje različitih koraka rutinskog procesa kao što je oblikovanje proračunskih tablica ili unos određenih vrsta podataka bez potrebe za poznavanjem Visual Basic-a ili bilo kojeg drugog programskog jezika. Ubuduće, umjesto izvršavanja stvarnih funkcija u proračunskoj tablici, možete koristiti tipke prečaca, a proces se izvodi automatski jer su koraci spremljeni u obliku makronaredbe.
Proračunske tablice nude funkcije kao što su "traženje cilja", koje vam omogućuje da ponavljate formule i rješavate ih za određene definirane odgovore i sukladno tome mijenjate ulazne podatke. Ako imate velike skupove podataka s kojima možete raditi, određene funkcije vam omogućuju da identificirate i uklonite duplikate, sortirate i filtrirate podatke, konsolidirate ih, podzbrojite ih, rangirate i potražite vrijednosti podataka vertikalno ili horizontalno i vratite ih u novu tablicu, Ovo su samo neki od primjera mnoštva naprednih funkcija koje nude proračunske tablice.
Proračunske tablice i programi za baze podataka
Mnogi ljudi koriste proračunske tablice za pohranu redaka podataka, a možda se pitate zašto ne biste samo koristili program baze podataka kao što je Microsoft Access za pohranu podataka umjesto korištenja proračunske tablice. Dok programi za baze podataka i proračunske tablice mogu pohraniti redove podataka s više atributa, svaki ima svoje prednosti.
Excel, Google listovi i druge proračunske tablice pohranjuju podatke s zaglavljima na isti način na koji bi program baze podataka. Međutim, s podacima iz proračunske tablice, možete jednostavno izvesti automatske izračune formule ili ručne izračune na podacima. Proračunske tablice su također jednostavne za korištenje, a možete početi unositi i raditi s podacima odmah umjesto da postavljate bazu podataka kao u programu kao što je Access. Pomoću proračunskih tablica možete jednostavno izraditi grafikone i grafikone na temelju vaših podataka.
S druge strane, baze podataka su više stabilne. Pomoću podataka proračunske tablice lako je pogrešno izbrisati ćeliju, redak ili stupac podataka ako ne plaćate pažljivo, što je mnogo teže učiniti u programu baze podataka. Osim toga, ako imate velike količine podataka, oni bi mogli postati neizvodljivi u proračunskoj tablici, gdje su programi baze podataka posebno dizajnirani za upravljanje tisućama, pa čak i milijunima redova zapisa podataka. Kada trebate kontinuirano ažurirati elemente svakog retka zapisa podataka ili izvesti različite vrste sortiranja i izvještavanja, program baze podataka može imati više smisla od proračunske tablice.
