Pisane smjernice zaposlenicima često su korisnije od usmenih uputa. Pismo s detaljima nove politike ili postupka daje zaposlenicima dokument za buduću uporabu. Osim što im pomaže da zapamte kako slijediti novi postupak, pismo direktive ispunjava zakonski zahtjev za službenom obavješćivanju o novoj zakonskoj obvezi. Na primjer, početkom 2011. mnogi gradovi uvode zabrane pušenja koje utječu na poslovne djelatnosti na području. Poslodavac je dužan informirati radnike kako se pridržavati nove politike pušenja.
Stavite memorandum tvrtke u pisač. Ova direktiva je službena obavijest, a memorandum će ojačati formalnu prirodu informacija.
Upišite cijeli datum. U direktivu uvijek morate uključiti datum jer određuje vrijeme obavijesti. Preskočite liniju.
Upišite ime primatelja i njezinu adresu ako direktiva ide samo jednoj osobi. Ako se radi o općem pismu svim zaposlenicima, izostavite ime i adresu.
Upišite "Poštovani cijenjeni zaposlenici", nakon čega slijedi dvotočka ako pismo ide svim zaposlenicima. Upišite određeni naziv ako se radi o jednoj osobi.
Pismo započnite izravnom izjavom o tome što su upute. Navedite relevantne pojedinosti o politici ili postupku, kao što je kada će stupiti na snagu i na koga utječe politika.
Navedite korake za dovršenje zadatka ili za usklađivanje s novim pravilima. Koristite jasan i razumljiv jezik koji zaposlenici mogu slijediti.
Objasnite kako će ova nova politika biti od koristi primateljima i zahvaliti za njihovu suradnju. Objasnite što će se dogoditi ako se zaposlenik odluči ne pridržavati se direktive.
Navedite odgovarajuće rokove ili kontaktne podatke u zadnjem odlomku. Opišite način ocjenjivanja usklađenosti zaposlenika, ako je primjenjivo. Ponudite odgovor na sva pitanja koja primatelji mogu imati.
Zatvorite slovo tako da upišete s poštovanjem i upišete svoje puno ime i naslov. Prijavite se iznad upisanog imena.
Neka drugi supervizor pročita pismo kako bi osigurao da niste propustili nijednu informaciju.
Pošaljite pismo (e) poštom. Ako je direktiva rezultat promjene zakona, razmislite o traženju potvrde potpisa od primatelja da biste dokazali da je direktiva primljena.
