Tvrtke financiraju projekte za koje rukovodstvo vjeruje da su ključni za njihov uspjeh. Međutim, financiranje samog projekta ne osigurava da će u slučaju završetka projekta tvrtka biti bolje nego prije.
Postoji mnogo razloga zašto tvrtka može imati koristi od projekta. Izuzetan voditelj projekta može dovesti svoj tim u pravom smjeru. Ili, zbog izvanredne obuke i iskustva na poslu, tim može usvojiti sve prave prakse. Ali u većini slučajeva, korištenje alata za upravljanje projektima pomaže.
Alati za upravljanje projektima, kao što je tablica PERT-a i struktura rada, mogu poboljšati sposobnosti tima pružanjem smjernica čak i ako projektni tim posjeduje sva potrebna znanja i godine prakse.
Gantt karta
Ganttov dijagram je horizontalni stupčasti grafikon u kojem se navode projektne aktivnosti, kao i datum početka i završetka za svaku aktivnost, koji se prikazuju u kalendarskom obliku. Ganttov dijagram ne ilustrira vezu između jedne aktivnosti i druge, ali svaka aktivnost navedena u Ganttovom dijagramu ne podudara se s aktivnošću u strukturi raspodjele posla, koja razlaže rad projekta na faze i radne pakete.
Gantogram također uključuje stupce za dokumentiranje trajanja i postotka završetka svakog zadatka. Broj radnih dana u tijeku aktivnosti, očekivani broj dana za dovršenje aktivnosti i preostali dani također su dokumentirani na grafikonu. Ove brojke ilustriraju planirani napredak u odnosu na stvarni napredak u radu.
Pert Chart
Tehnika evaluacije i pregleda programa ili tablica PERT-a koristi se za planiranje vremena i resursa potrebnih za dovršenje projekta i kontrolu projektnih zadataka. Koristeći PERT grafikon ili mrežni dijagram, vodstvo projekta može odrediti i rasporediti redom svaki zadatak koji članovi tima moraju ispuniti kako bi postigao cilj projekta i navesti vrijeme potrebno za svaki.
Grafikon PERT ilustrira međuodnos između zadataka identificirajući koji se zadaci odvijaju paralelno jedan s drugim i koji se moraju pojaviti u nizu. Također su zacrtane prekretnice projekta - događaji koji označavaju krajnji rezultat niza aktivnosti.
Osim toga, tablica PERT-a uključuje tri procjene za svaku projektnu aktivnost: najkraće vrijeme potrebno za dovršenje aktivnosti, vrijeme koje će vjerojatno biti potrebno za dovršenje aktivnosti i najduže vrijeme koje aktivnost može zahtijevati.
Analiza kritičnog puta
Analiza kritičnog puta je alat koji se koristi za projekte koji zahtijevaju završetak međuovisnih aktivnosti. Kritični put uključuje popis projektnih aktivnosti navedenih u strukturi raspodjele rada, vrijeme završetka svake aktivnosti i identifikaciju međuovisnih zadataka i krajnjih točaka, uključujući ključne točke i isporučive stavke.
Vremena završetka za skup aktivnosti na kritičnom putu zbrajaju se i jednaka su najvećem vremenu koje bi projekt mogao zahtijevati za dovršenje. Sekvencirane aktivnosti moraju biti dovršene na vrijeme kako bi projekt bio završen na vrijeme.
Matrica odgovornosti
Matrica dodjele odgovornosti ili alat RACI upozorava dionike projekta na članove tima kojima su dodijeljene posebne odgovornosti za projekt i za koji posao pojedinci su odgovorni.
Kao što naziv alata uključuje, matrica RACI-a navodi tko je odgovoran za završetak zadatka, ili tko će obavljati zadatak i pojedinci koji će doprinijeti završetku zadatka. Matrica također određuje tko je odgovoran za zadatke i tko ima ovlasti za donošenje odluka u vezi s tim zadatkom. Također se navode imena osoba koje se mogu konzultirati s obzirom na zadatak i ljude koji bi trebali biti informirani o napretku koji tim čini u završetku zadatka.
Struktura strukture rada
Struktura rada (WBS) je projektni model ili graf koji dijeli projektni rad na zadatke. WBS projekta ilustrira međuodnos između zadataka i između zadataka i krajnjeg proizvoda projekta.
WBS uključuje pod-projekte i ukazuje na odgovornosti projekta, potrebne resurse i vremenske zahtjeve za dovršenje svakog zadatka.
