Iako je za neke samo semantička razlika, industrija općenito, a posebno tvrtke informacijske tehnologije (IT) razlikuju upravljanje programima i projektima na temelju opsega odgovornosti, vremenskog okvira aktivnosti i usklađivanja sa strateškim i taktičkim ciljevima. Upravljanje programima je trajno i usko je povezano s strateškim ciljevima organizacije. Projekti su grupirani u okviru programa i obično imaju kratko trajanje i specifičan ishod.
Značaj
Razlikovanje upravljanja programom od upravljanja projektima dobilo je prednost u posljednjem desetljeću kao prikladna skraćenica za označavanje razlika u prioritetima i odgovornostima unutar organizacije koja ima više projekata. Prihvaćanje razlike nije univerzalno i neke organizacije još uvijek koriste izraze naizmjenično.
Funkcija
Prema IBM Development Works, “upravljanje projektima se bavi dinamičkom raspodjelom, korištenjem i smjerom resursa (ljudskih i tehničkih) i s vremenom - u odnosu na pojedinačne napore i raspored isporuke proizvoda…”. s druge strane, uključeni su u „postavljanje i pregled ciljeva, koordinaciju aktivnosti u svim projektima i nadgledanje integracije i ponovne uporabe privremenih radnih proizvoda i rezultata“.
Vremenski okvir
Projekti imaju određen datum početka i završetka te su usmjereni na isporuku proizvoda izgrađenog prema specifikacijama u kratkom vremenskom razdoblju. Programi traju duže sa širim područjima odgovornosti i interesa.
Značajke
Voditelj projekta se bavi opsegom napora, proračunom za izvršenje zadataka i postizanjem željenog ishoda, te raspoloživim vremenom za uspjeh. Voditelji projekata izravno se ulažu u alokaciju resursa za specifične zadatke. Voditelji programa će biti zabrinuti zbog dostupnosti resursa u više projekata.
Projekti se temelje na detaljnim planovima, nacrtima i rasporedima kako bi se postigao jednokratni cilj. Programi su obično širi po opsegu i vođeni su ciljevima koji su usklađeni sa strateškim razmišljanjem, kao što su poboljšanje učinkovitosti, povećanje tržišnog udjela ili stvaranje nove linije proizvoda. Napori cijele organizacije da promijene stil, ponašanje ili fokus spadaju u područje upravljanja programima.
Druga opća razlika je u tome što su projekti usmjereni na postizanje ciljeva u okviru utvrđenih proračuna, dok se programi ocjenjuju prema povratu ulaganja. Voditelji programa često su odgovorni za više projekata.
Iako je malo široko, projektni menadžer se može smatrati odgovornim za proizvod koji se može isporučiti i upravitelja programa za proces.
Prednosti
Pojedinci trebaju razumjeti kriterij na kojem se ocjenjuje njihov radni učinak. Ako se od vas očekuje da ispravno provedete projekt, na vrijeme i na proračun, tada imate jasne smjernice za utvrđivanje vaših prioriteta. Ako se, s druge strane, vaš učinak mjeri u kontekstu sveukupnog povrata ulaganja, možete donositi različite odluke, kompromis između projekata za ključne resurse, i imat ćete različite prioritete za trošenje vremena i truda.
Podjela odgovornosti za projekte i programe također pomaže pojedincima gore i dolje u lancu upravljanja da znaju koja je najprikladnija osoba za rješavanje sukoba i dodatne resurse.
