Prilikom pokretanja nove organizacije, izgradnje tima ili definiranja projekta, važno je znati koja je svrha i opseg. Dokument koji se koristi za pojašnjenje ovoga naziva se dokument o čarteru.
Što je dokument Povelje?
Povelja je službeni dokument koji je kao mapa puta za ono što je namijenjeno organizaciji, timu ili projektu. Uključuje tko je uključen, koji su ciljevi, tko ima autoritet i što i tko i ako postoji životni ciklus za grupu ili projekt kada je završen.
Povijesna vježba
Povelje postoje još od srednjeg vijeka. Magna Carta, koja datira iz 1215. godine, pojasnila je ulogu engleskog kralja dok je utvrđivala prava za barune, druge vlasnike imovine i Crkvu.
Kroz povijest, povelje su cijenjene dokumente koji opisuju organizacijska i projektna prava, kao i ono što je potrebno postići. Od ovlaštenih tvrtki koje su dobile kraljevske moći kako bi otkrile novi svijet do dokumenata koji diktiraju kolonijalna prava, jučerašnje su povelje slične u odnosu na današnje organizacijske dokumente.
Što je Povelja projekta?
Povelja projekta ne samo definira ambicije i igrače u projektu; ona štiti tim od zastrašujućeg "puzanja po opsegu" koji vidi mnoge projekte koji postaju neposlušni.
Povelja se izrađuje prije plana projekta; detaljno opisuju ciljeve i ciljeve projekta. Ona također uključuje pozadinu projekta, objašnjavajući njegovu svrhu i ono što treba postići. Povelja opisuje opseg projekta i navodi koji su isporučeni rezultati, zadaci za koje je tim odgovoran i poslove za koje se ne očekuje da će tim raditi. Ovo potonje je ključno u sprječavanju "puzanja opsega" koje može dovesti do sve većih odgovornosti, što u konačnici može ugroziti rokove.
Povelja bi također trebala diktirati vodstvo, dionike i članove tima. Nacrtat će kritične datume u projektu i proračunu, zajedno s rizicima i pretpostavkama, kao i ovisnosti i ograničenja. Ona mora razjasniti razinu ovlasti voditelja projekta, uključujući mogu li zaposliti ili otpustiti osoblje. Konačno, trebalo bi uspostaviti plan komunikacijske igre, uključujući parametre o tome kako se brzo očekuju odgovori na upite.
Namjera je da projektna povelja bude potpisana od strane glavnih dionika i uprave. Trebalo bi smanjiti pogrešnu komunikaciju i pružiti snažno svjetlo u vođenju projekta. Također se smatra načinom "prodaje" projekta upravi na odobrenje.
Pisanje dobre povelje tima
Slično kao i projektna povelja, timski charter trebao bi ostvariti iste stvari za bilo koji tim. Njegove su komponente slične, ali se primjenjuju na tim, a ne na projekt.
Objasnit će zašto se tim stvara i kakve će projekte voditi, ističući ciljeve za budućnost tima i razjašnjavajući parametre za mjerenje uspjeha tima.
Povelja će jasno naznačiti uloge - tko je nadležan, što podrazumijeva njihova vlast, tko su članovi tima, koje vještine svi donose na stol i kako će se te vještine najbolje iskoristiti. Dokument će istražiti proračun koji je dodijeljen timu, kao i resurse koji su im na raspolaganju. Također, utvrđuje kako će se provoditi unutarnje revizije i pregledi kako bi se postigao napredak u timskim projektima, zajedno s provedbom evaluacija tima i njihovom učestalošću. Metode komunikacije i očekivanja također trebaju biti naznačeni.
Dobar timski charter trebao bi pomoći u održavanju pogrešnih komunikacija na minimumu i zadržati tim usredotočen na svoje ciljeve.
Povelje kao vodeće snage
Dokument o povelji pojašnjava strukture moći, uspostavlja komunikacijske planove i služi kao grubi vodič za proračune i alokacije. Sve se to može smatrati problemom prije nego što počnu. No, Povelja pomaže u zaštiti projekata i timova postavljajući smjernice i jasne aspiracije, kao i ograničenja na očekivanja i uloge. Dobro napisan dokument o poveljama osigurat će i zaštititi opseg za timove, projekte i organizacije.
