Pismo o nepredviđenim događajima uključuje planove i postupke koje će poslovni odjel slijediti ako se nešto dogodi što bi moglo pozitivno ili negativno utjecati na poslovanje tvrtke. U pismu bi se objasnilo kako reagirati na požar ili gubitak podataka - ili na neočekivanu sreću, kao što je velika narudžba. Iako sveobuhvatni plan za nepredviđene situacije za cijelo poduzeće može obuhvatiti brojne odjele, pismo s nepredvidivim okolnostima usredotočuje se na probleme s kojima se pojedinacni odjel može susresti i opisuje plan za rješavanje tih problema.
Procesi i zadaci
Svaki nadzornik odjela treba pripremiti pismo za slučaj nepredviđenih okolnosti s detaljima o poslovnim procesima kojima se bavi i zadacima koje nadzire. Ovo pismo treba sadržavati sve što odjel radi, svaku osobu s kojom komunicira, koje isporuke pruža i kada predstavlja rezultate. Primjerice, pismo za nepredviđene situacije za računovodstveni odjel mora pokazati kako računovodstveni odjel komunicira s odjelom prodaje kako bi evidentirao potraživanja i načine komunikacije s odjelom za nabavu kako bi pratio obveze prema dobavljačima, kao i način na koji odjel dostavlja mjesečne izvještaje o prihodima i tromjesečno povrat poreza.
Točke kvara
Pismo o nepredviđenim okolnostima treba uključivati točke neuspjeha u svakom procesu. To su događaji koji mogu poremetiti dovršenje procesa ili zadatka. Točke neuspjeha mogu biti u rasponu od prirodnih katastrofa do katastrofalnih gubitaka podataka do jednostavnih pogrešaka između suradnika. Pismo o nepredviđenim okolnostima koje ocrtava točke neuspjeha računovodstvenog odjela može uključivati izostavljanje računskih faktura za tjedan dana ili sudar tvrdog diska koji briše važna financijska izvješća.
Vjerojatnost i utjecaj
Sljedeći dio pisma o nepredviđenim događajima detaljno opisuje vjerojatnost da se mogu pojaviti točke neuspjeha i utjecaj koji bi takvi nedostaci imali na operacije. Pismo može pokazati kako neke točke kvara imaju veliku vjerojatnost, ali predstavljaju minimalnu prijetnju, dok druge točke neuspjeha mogu biti vrlo nevjerojatne, ali donose razorne posljedice. Pismo za automatizirani sustav vođenja evidencije računovodstvenog odjela može pokazati malu vjerojatnost neuspjeha da se podaci tvrtke zadrže ažurnim, ali u pismu se također može pokazati kako neuspjeh u ovom sustavu može imati ozbiljan utjecaj na poslovanje odjela.
Akcijski plan za slučaj nepredviđenih okolnosti
Pismo o nepredviđenim okolnostima sadržavat će akcijski plan koji opisuje korake koje će odjel poduzeti ako dođe do točke neuspjeha kako bi odjel mogao zaobići točku neuspjeha dok je izvršio potreban zadatak. Iako radnje navedene u pismu za slučaj nepredviđenih okolnosti možda nisu najučinkovitiji ili prikladniji načini dovršavanja zadatka, oni obavljaju posao. Akcijski plan u pismu o nepredvidivim situacijama računovodstvenog odjela može uključivati korake za korištenje knjiga knjiga i kalkulatora u slučaju gubitka podataka s tvrdog diska.
