Poslovna pisma koristimo gotovo svaki dan u našim transakcijama.Međutim, jeste li ikada uzeti trenutak da razmislite o definiciji poslovnog pisma? Ovaj sveprisutni oblik komunikacije ima dosta značajki koje koristimo svaki dan, ali često ne razmišljamo o njihovim specifičnim konvencijama.
Savjet
-
Poslovna pisma su formalna i koriste se u poslovnoj korespondenciji.
Definicija poslovnog pisma
Poslovno pismo jedno je od mnogih vrsta pisama. To je jednostavno posebna vrsta formalnog pisma koje pošiljatelji i primatelji koriste kako bi se međusobno dopisivali o poslovnim transakcijama koje možda ne bi mogli izvršiti usmeno na učinkovit način. Poslovna pisma mogu se koristiti za komunikaciju između poduzeća, među tvrtkama i klijentima te među klijentima i tvrtkama. Postoje neki važni elementi koji čine zajednički format poslovnog pisma. Kada se identificiraju u pismu, to su ono što ga učinkovito kvalificira kao poslovno pismo.
Datum i adresa pošiljatelja
Svako poslovno pismo ima jedinstvenu kvalitetu da je prva linija slova datum. To označava datum kada je pismo napisano ili kada je pismo dovršeno. To, očito, ne mora biti datum kada je primatelj primio pismo. Neposredno ispod datuma pisma trebate navesti adresu pošiljatelja. U ovom dijelu ne biste trebali uključivati ime pošiljatelja. Kasnije će biti mjesta za to. Ponekad, kada ispišete pismo na službenom memorandumu za vašu tvrtku, vaša adresa će već biti uključena u zaglavlje. U tom slučaju ne biste trebali uključiti adresu pošiljatelja ispod tog datuma. To bi bilo suvišno.
Adresa primatelja
Zatim slijedi adresa primatelja. Ako znate ime primatelja, trebali biste uključiti ime te osobe u njihovu adresu. Također biste trebali uključiti odgovarajući naslov za tu osobu, kao što su gospođa, gospođa, gospodin, dr. I tako dalje. Dok upisujete adresu primatelja, trebali biste uključiti svoju zemlju. To je osobito važno za međunarodna poslovna pisma. Ne zaboravite kapitalizirati cijeli naziv zemlje, a ne samo prvo slovo. Ako ne znate ime primatelja, tada ga možete uputiti njegovom pozicijom u tvrtki na kojoj radi, kao što je "Generalni direktor", "Direktor" i tako dalje. Uvijek je sigurnija oklada od pretpostavki o njegovom imenu ili naslovu kada ga ne poznajete dobro.
Pozdravljanje Pisma
Nakon adrese primatelja dobiva se pozdravno pismo. Naravno, trebate održavati pozdrav u skladu s imenom koje ste koristili za primatelja na adresi primatelja. Može biti malo konflikta o tome kakav će se pozdrav koristiti kada znate ime te osobe. Mislite li na osobu kao “Gospodin” ili “Gospođo”, ili nazivate osobu po imenu? Najbolje je tretirati situaciju kako biste je tretirali u stvarnom životu. Malo je vjerojatno da ćete biti na bazi imena s bilo kim osobno ne znate. Dakle, ako osobno poznajete primatelja i obično ju nazivate njenim imenom, onda je u redu koristiti njezino ime. Inače, najbolje ju je nazvati "gospođom". Također, ako ne znate spol osobe, trebate koristiti "kome se ona može odnositi" kao pozdrav.
Tijelo i zatvaranje pisma
Tijelo bi trebalo pisati na formalan način. Redovi bi trebali biti jednostruki, osim kada umetnete dvostruki razmak između stavaka. Posljednji odlomak trebao bi biti sažeti sažetak onoga što je navedeno u pismu.
Da biste zatvorili pismo, trebate upotrijebiti izraze kao što su "srdačan pozdrav" ili "hvala" nakon zareza. Nakon zatvaranja treba biti četiri retka, nakon čega ćete napisati ime pošiljatelja. Taj prostor je mjesto gdje ste stavili svoj potpis nakon što ste ispisali pismo.
