Websterov rječnik definira pismo kao pisanu ili tiskanu poruku pojedincu ili grupi, koji se obično šalje poštom. Naravno, u našem elektroničkom dobu, mnoga se pisma prenose putem e-pošte, bilo unutar tijela e-pošte ili kao privitak. Bez obzira na taj trend, poslovna pisma i dalje imaju tradicionalne funkcije. Stoga je ključno da oni u poslovnom svijetu znaju te funkcije kako bi ostvarili ispravan dojam kod poslovnih suradnika.
Prodajni
Unatoč trendu elektroničkog poslovanja, "tradicionalna prodajna pisma ostaju važan alat modernog poslovanja", navodi Kenneth Zimmer, profesor emeritus na Školi za poslovanje i ekonomiju Sveučilišta California i Sue C. Camp, izvanredni profesor na Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Štoviše, Zimmer i Camp tvrde da je većina poslovnih pisama zapravo prodajna pisma jer je njihova namjena promicanje prodaje robe ili usluga primateljima. Postoji pet glavnih ciljeva prodajnih pisama:
- Da privuče pažnju primatelja.
- Uspostaviti prijateljski odnos s primateljem.
- Da biste se obratili primateljskim motivima za kupnju.
- Uvjeriti primatelja da poduzme mjere.
- Pružiti priliku primatelju da poduzme mjere.
Odnosi s javnošću
Cilj svakog nastojanja u odnosima s javnošću je utjecati na uvjerenja, stavove ili akcije ciljane publike. Takav je slučaj s pismom o odnosima s javnošću, objašnjavaju Melvin L. DeFleur i Everette E. Dennis, koautori „Razumijevanje masovne komunikacije: perspektiva liberalnih umjetnosti“. Glavni cilj pisma PR je pozitivno utjecati na dojam publike o tvrtki ili organizacije.
Neki primjeri pisama o odnosima s javnošću su oni koji nastoje ostvariti sljedeće ciljeve:
- Promovirajte novi posao.
- Pozovite klijente da otvore račun za naplatu.
- Zahvalite klijentima na njihovom poslovanju.
- Pozivamo potencijalne klijente u zajednicu.
- Najavite posebnu prodaju ili uslugu.
- Ponudite poticaje za korištenje usluga tvrtke.
Zahtjevi i odgovori
U većini rutinskih poslovnih pisama možete poslati zahtjev ili odgovoriti na jedno, Zimmer i Camp stanje. Primjeri pisama zahtjeva uključuju rezerviranje sobe za sastanke, traženje ponude cijene, traženje izjava o naplati i postavljanje sastanaka. Ipak, Zimmer i Camp savjetuju da se ova rutinska slova "ne smiju rutinski tretirati". Stoga, prilikom slanja zahtjeva ili odgovaranja na njega, trebate slijediti određene smjernice:
- Navedite potpune informacije.
- Nikada nemojte podnositi nerazumne zahtjeve.
- Budite točni i precizni.
- Nikada nemojte biti nepristojni.
Potraživanja i prilagodbe
Kupci se ponekad žale na neispravnu uslugu ili proizvode. Kada se takve situacije pojave, tvrtke moraju odgovoriti pregovorima s klijentima kako bi izvršile prilagodbu. Osim toga, tvrtke također pišu zahtjeve, npr. Kada dobavljač ne pošalje pravi proizvod ili ga uopće ne pošalje. Međutim, Zimmer i Camp kažu da, bez obzira na to jesu li odgovorili na ili podnijeli zahtjev ili prilagodbu, trebali biste imati na umu sljedeća pravila:
- Pobrinite se da imate sve činjenice.
- Biti točni i potpuni kada opisujete zahtjev.
- Izbjegavajte optuživanje, prijetnje ili zahtjeve.,
- Budite ljubazni.
- Predložite razumno rješenje koje će se svidjeti svim zainteresiranim stranama.
Društvene komunikacije
Čestitanje poslovnim djelatnicima u posebnim prilikama je "uobičajena uljudnost i tradicija", pišu Zimmer i Camp. Poslodavci bi također trebali poslati pismo sućuti kada suradnik pretrpi gubitak ili tragediju, odmah reagira na službene pozive, prepozna penzije i izrazi zahvalnost za darove, gostoprimstvo ili poseban tretman. Nepriznavanje takvih okolnosti prikazuje tvrtku u lošem svjetlu.
Obavezno ispravno formatirajte slova:
- Koristite memorandum tvrtke.
- Poravnajte datum korespondencije s desne strane stranice.
- Postavite ime primatelja, službeni naslov i adresu na dnu stranice, ulijevo poravnato.
- Pratite pozdrav s zarezom, a ne dvotočkom, na primjer: Dragi gospodine Jones,
- Dupli razmak između poziva i prvog stavka slova i između svakog odlomaka. Međutim, jedan prostor tijelo svakog stavka.
- Ne uključujte referentne inicijale, oznake kopiranja itd.
