Pozdrav je pozdrav u pismu. To je način na koji adresirate primatelja i postavlja ton za ostatak sadržaja u poruci. U poslovanju ovih dana, većina korespondencije se obavlja putem e-pošte. Međutim, pošta se još uvijek koristi u nekim industrijama i sa specifičnim vrstama poslovnih dokumenata. U oba slučaja, važno je upotrijebiti ispravan pozdrav kako bi se primatelju pisma pokazalo poštovanje i angažirati ga na početku komunikacije.
Savjet
-
Pravi pozdrav za poslovna pisma ovisi o tonu dokumenta, bilo da je u tisku ili e-pošti i prirodi poruke koja se dostavlja.
Kako odabrati poslovno pismo Pozdrav
Odlučivanje o tome koji će se pozdrav koristiti u poslovnom pismu ovisi o nekoliko čimbenika. Prvo, shvatite prirodu pitanja o kojem raspravljate. Zahtijeva li formalni ton ili neformalni? Primjerice, prijavljivanje za posao u poduzeću je formalna poslovna transakcija i zahtijeva poslovno pismo s formalnim pozdravom. S druge strane, slanje e-pošte kolegi o tome kada se treba sastati za ručak ne zahtijeva formalni pozdrav. Slično tome, adresiranje klijenta s kojim niste razgovarali prije može zahtijevati formalniji ton u odnosu na razgovor s partnerom s kojim redovito poslujete.
Još jedan čimbenik koji se mora uzeti u obzir prilikom odlučivanja o upotrebi je ton cijele poruke. Pozdrav je prvi dio poslovnog pisma koje primatelj čita, tako da bitno određuje ton za cijelu poruku. Pažljivo odaberite svoj pozdrav na temelju tona koji želite prenijeti. Osim toga, pozdrav koji ćete koristiti ovisit će o onome što znate i ne znate o primatelju. Znate li ime osobe, spol, zanimanje i vjerodajnice igra ulogu u odabiru pozdrav.
S obzirom na format poslovnog pisma
Pozdrav koji koristite može ovisiti io formatu vašeg pisma. Na primjer, šaljete li poruku putem pošte ili e-pošte, to može utjecati na vrstu pozdrava koju odaberete. Osim toga, vrsta pisma će također diktirati pozdrav koji koristite. Na primjer, uvodno pismo poslovnog prijedloga poslano poštom može imati više formalni pozdrav nego dopis u cijeloj tvrtki poslan internom popisu putem e-pošte. Također ćete morati razmotriti šaljete li poslovno pismo jednoj osobi ili više osoba, jer će to utjecati na pozdrav koji odaberete.
Primatelj poslovnog pisma
Prije nego započnete poslovno pismo, saznajte kome šaljete poruku. Ako pišete pojedincu, važno je znati njegovo puno ime s ispravnim pravopisom. Ako primatelj ima rodno neutralno ime kao što je Alex ili Pat, pozivanje organizacije i pronalaženje spola može uštedjeti potencijalnu sramotu u budućnosti. Ako niste svjesni spola te osobe, možete odbaciti članak u pozdravu.
Ako je vaše poslovno pismo odgovor na poruku koju je primatelj već poslao, obratite pozornost na to kako su potpisali svoje ime. Ako je njihovo puno ime Cassandra i oni su potpisali svoje pismo "Cass", onda biste se mogli okrenuti njoj kao "Cass". To će ovisiti o prirodi vašeg odnosa i dokumentu koji pišete. Ne skratite nečije ime bez prethodnog pozivanja na to.
Korištenje rodno specifičnih naslova
U nekim slučajevima možete odabrati naslov koji se odnosi na spol kao dio vašeg pozdravnog poziva. "Gospodin" se koristi za muškarca i prethodi mu prezime - "Mr. Smith, “na primjer. Za udanu ženu, upotrijebite “Mrs.” prije prezimena. Za neoženjenu ženu možete upotrijebiti "gospođicu". Kad pišete ženi bez poznavanja njezina bračnog statusa, možete upotrijebiti "gospođicu", kao u "gospođa Smith".
Prije nego što odlučite koristiti naslov koji je specifičan za spol, razmislite je li vaš jezik uključiv. Neki se ljudi ne mogu identificirati kao muški ili ženski ili se mogu identificirati kao suprotni spol. Ako ne znate ili niste sigurni u situaciju, u dopisivanju možete u potpunosti prepustiti jezik koji je specifičan za spol.
Formalne pozdrave
Najčešći formalni pozdrav u poslu je "Draga". Taj poziv možete koristiti na više načina:
- Dragi gospodine Smith
- Dragi John / Jane
- Poštovani gospođo! kovač
- Dragi John Smith
Kako ćete adresirati ime primatelja ovisit će o formalnosti poslovnog pisma i vašem odnosu s njom. "Draga" može se koristiti u poslovnim pismima za ispis i e-poštu, kao i pozdrav "To". "Zdravo" je još jedan formalni pozdrav. Međutim, to se obično koristi u e-pošti, a ne u pošti.
Neformalne pozdrave
Manje formalne čestitke mogu se koristiti u poslovnim okruženjima. Međutim, hoće li se prihvatiti ili ne, ovisit će o kulturi organizacije, primatelju pisma i prirodi poruke.
U organizacijama u kojima ne postoji formalna hijerarhija ili mala poduzeća koja imaju samo nekolicinu zaposlenika koji se dobro poznaju, možda neće biti potrebe za formalnim pozdravom. Općenito, u internoj korespondenciji s kolegama ili partnerima s kojima ste upoznati, prihvatljivo je koristiti "Hi John" ili "Hej Jane", osobito kada komunicirate putem e-pošte.
Uzmite u obzir da čak i ako je kultura organizacije neformalna, mogu postojati neki slučajevi u kojima je potreban formalni pozdrav, kao što je to kada razgovarate s novim klijentom ili dionikom ili kada se prijavljujete za posao.
Pozdrav za nepoznatog primatelja
Ponekad pri pisanju poslovnog pisma možda ne znate ime primatelja. U ovom slučaju, pokušajte nazvati organizaciju ispred vremena kako bi saznali koji svibanj se gleda na Vašem poslovnom pismu, i adresu svoju bilješku u skladu s tim. Također možete provjeriti web-lokaciju tvrtke da biste saznali možete li saznati te informacije. Ako ne možete saznati ime primatelja, poslovno pismo možete uputiti generičkim pozivima kao što su:
- Poštovani gospodine
- Koga se tiče
- Upravitelju za zapošljavanje
Pozdravi za više primatelja
Kada se bavite s više primatelja Vašeg poslovnog pisma, prilagodite pozdrav tako da uključite više imena, kao što je pisanje "Draga Jane i Ivana" ili "Gospodinu i gospođi Smith." Ako postoji više od dva imena na popisu, možete odlučiti se potpuno odreći imena i upotrijebiti generički pozdrav poput:
- Dragi tim
- Bok svima
- Odjelu za ljudske resurse
- Poštovani Blue-Sky Corporation
Smjernice za posebne naslove
Osobna zanimanja ili obrazovanje mogu zahtijevati od njih da se na određeni način pozabavite svojim poslovnim pozdravom, ovisno o formalnosti pisma. Općenito, ovo se odnosi na svećenike, medicinske stručnjake, akademike, vojno osoblje i izabrane dužnosnike.
Na primjer, ako pišete nekome tko ima diplomu medicine, prije njegovog prezimena koristite "Dr.", kao u "Dr. Smith. ”Kada pišete profesoru, sucu, rabinu, imamu ili pastoru, napišite puni naslov prije njegovog prezimena, poput“ Dragi pastore Smith. ”Kada pišete članovima vojske, prikladno je koristiti njihov puni čin i prezime u pozdravu, kao u "Dragi general-pukovnik Smith" ili "Pozdrav kapetane Smith."
Formatiranje poziva u poslovnom pismu
Kada formatirate svoje pismo, nakon pozdrava možete dodati dvotočku ili zarez. Debelo crijevo je formalniji izbor, a zarez se koristi za neformalno dopisivanje. Prvi odlomak vašeg pisma počinje nakon pozdrava u sljedećem retku, na primjer:
Dragi John, Prvi stavak
