Prema Državnom zavodu za statistiku rada, u SAD-u ima više od četiri milijuna tajnika i administrativnih pomoćnika. Iako se pojmovi tajnik i administrativni asistent često koriste naizmjenično, u nekim tvrtkama postoje neke važne razlike između ta dva radna mjesta, uključujući radne dužnosti, razinu odgovornosti i razinu obrazovanja i osposobljavanja potrebnih za obavljanje posla.
Definicija tajnika
Općenito, tajnica je osoba koja strogo obavlja službene i pomoćne zadatke, kao što je tipkanje, diktiranje, arhiviranje ili fotokopiranje. Tajnici također odgovaraju na telefone i dostavljaju poruke, razvrstavaju i dostavljaju poštu, au nekim tvrtkama upravljaju dužnostima prijema. Tajnici često također primaju sastanke. U većini slučajeva tajnice ne nadziru osoblje niti imaju ovlasti delegirati zadatke.
Definicija upravnog pomoćnika
Administrativni pomoćnici, za razliku od tajnika, općenito imaju dužnosti koje se protežu izvan činovničkih funkcija. Administrativni pomoćnici često upravljaju svojim poslodavčevim kalendarima, organiziraju putovanja, sastavljaju dokumente i eventualno rade sa svojim šefom i drugim zaposlenicima na projektima. Često upravljaju održavanjem uredske opreme i rade s dobavljačima kako bi kupili potrošni materijal i dogovorili cijene i ugovore. Administrativni pomoćnici u nekim poduzećima mogu također nadzirati i drugo administrativno osoblje.
Zahtjevi za obrazovanje
Premda je moguće steći početno tajničko mjesto sa srednjoškolskim obrazovanjem, za naprednije administrativne pozicije, kao što su izvršni tajnici ili izvršni pomoćnici, postaje sve važnije da kandidati imaju visoku stručnu spremu ili značajno radno iskustvo, jer mnogi administrativni asistenti blisko surađuju s rukovoditeljima na projektima na visokoj razini. Da biste radili kao pravni ili medicinski tajnik, obično trebate završiti specijalizirani program kako biste naučili terminologiju i postupke povezane s tim područjem.
Zahtjevi za vještine
Izvrsna računala, uredska oprema i vještine tipkanja uvjet su i za tajnike i za administrativne pomoćnike. Također je važno imati dobre komunikacijske i međuljudske vještine, budući da obje ove pozicije općenito zahtijevaju interakciju s javnošću i suradnicima. Organizacija je također važna za tajnike i administrativne pomoćnike, jer je njihov posao često usmjeren na održavanje organiziranosti drugih. Prema Državnom zavodu za statistiku rada, kako menadžeri i drugi stručnjaci preuzimaju više zadataka koje su tradicionalno obrađivali tajnici, kao što je obrada teksta, potražnja za strogo činovničkim radnicima će se smanjiti, dok će se administrativne pomoćne uloge proširiti.
Platiti
Općenito, administrativni pomoćnici zarađuju više od tajnika. Prema Zavodu za statistiku rada, prosječna plaća za tajnicu iznosi 29.050 dolara godišnje, od 2008. godine. Pravni, medicinski i izvršni tajnici zarađuju više, a neki izvršni tajnici zarađuju više od 50.000 dolara godišnje. Administrativni pomoćnici zarađuju u prosjeku 40.030 dolara godišnje, a neki izvršni pomoćnici zarađuju više od 60.000 dolara godišnje. Stvarna plaća određena je zemljopisnim položajem, obrazovanjem, iskustvom i industrijom.
Informacije o plaćama za tajnike i administrativne pomoćnike
Središnja godišnja plaća tajnika i administrativnih pomoćnika u 2016. godini iznosila je 38.730 dolara, prema podacima američkog Zavoda za statistiku rada. Na niskoj razini, tajnice i administrativni pomoćnici zaradili su 25 posto zarade u iznosu od 30.500 dolara, što znači da je 75 posto zarađivalo više od tog iznosa. 75 posto plaća je 48.680 dolara, što znači da 25 posto zarađuje više. U 2016. godini u SAD-u je zaposleno 3.990.400 osoba kao tajnici i administrativni pomoćnici.
