Sustavi podnošenja i klasifikacije dijele se u tri glavne vrste: abecedni, numerički i alfanumerički. Svaki od ovih tipova sustava za arhiviranje ima prednosti i nedostatke, ovisno o podacima koji se pohranjuju i klasificiraju. Osim toga, svaku vrstu sustava arhiviranja možete odvojiti u podskupine. Učinkoviti sustav klasifikacije koristi najlogičniji, praktičniji i fleksibilniji sustav za uključene informacije.
Abecedni sustavi aktualnog arhiviranja
Abecedni aktualni sustavi klasificiraju informacije prema temi, a zatim označavaju etikete po abecednom redu. Srodne teme se ne drže zajedno u ovom sustavu. Obično je ovaj tip sustava najbolji kada su u pitanju male količine informacija. Ovakav sustav podnošenja i klasifikacije ponekad se naziva sustavom "rječnika". Kada se unose osobna imena, prezimena se koriste kao primarni sorter, pri čemu se imena koriste samo u slučaju identičnih prezimena.
Abecedni sustavi arhiviranja
U "enciklopedijskom" sustavu podnošenja i klasifikacije, informacije se prvo raščlanjuju prema općoj kategoriji, pri čemu se podkategorije postavljaju po abecednom redu. Ova vrsta sustava arhiviranja posebno je korisna za rukovanje velikim količinama informacija jer korisnici sustava ne moraju imati na umu ime određene datoteke da bi je pronašli. Umjesto toga, mogu početi tražiti opću kategoriju i pretraživati unutar nje kako bi pronašli određenu datoteku koja im je potrebna.
Abecedni geografski sustavi arhiviranja
Podskup sustava podnošenja i klasifikacije enciklopedija je abecedni geografski sustav arhiviranja. U geografskom sustavu glavne kategorije raščlanjene su po lokacijama. Možete koristiti bilo koju veličinu ili vrstu lokacije, od zemalja do gradova do terenskih ureda. Korisnici ove vrste sustava počinju odabirom geografskog područja relevantnog za njihovo pretraživanje, a zatim pretražuju po abecedi unutar te teme kako bi pronašli određene informacije koje traže.
Ravni numerički sustavi arhiviranja
Izravni numerički sustav popunjavanja i klasifikacije vrlo je jednostavan za korištenje, budući da obično počinju s brojem jedan i označavaju svaku datoteku sljedećim brojem. Međutim, korištenje ovog tipa sustava je ograničeno jer često zahtijeva indeks koji korisnicima pomaže u pronalaženju datoteka koje traže, a datoteke s visokom aktivnošću mogu postati zagušene oko istog numeričkog područja.
Duplex Numeric Filing Systems
U duplex numeričkim sustavima arhiviranja, datotekama se daju numeričke oznake s uključenim nekoliko skupova brojeva. Ova vrsta sustava arhiviranja može obraditi velike količine podataka. Različiti skupovi brojeva mogu odgovarati glavnim kategorijama i potkategorijama, usporedno s enciklopedijskim sustavom podnošenja i klasifikacije. Jedan nedostatak takvog sustava je taj da je indeks potreban da bi se razumjelo na što se svaka skupina brojeva odnosi. Vrlo poznat tip duplex numeričkog sustava je Deweyjev decimalni sustav, koji većina knjižnica koristi za katalogiziranje svojih zbirki.
Kronološki sustavi arhiviranja
Druga potkategorija numeričkih sustava arhiviranja su kronološki sustavi u kojima su datoteke raspoređene prema datumu. Obično se datoteke prvo grupiraju po godinama, zatim po mjesecima, a zatim po danu. Datoteke korespondencije, kao što su popisi e-pošte, obično su organizirane na ovaj način, a na popisu se nalaze najnoviji podaci.
Alfanumerički sustavi arhiviranja
U alfanumeričkim sustavima arhiviranja, informacije se klasificiraju prema kategorijama u enciklopedijskom sustavu, ali koriste se i slovima i brojevima za označavanje kategorija. Korištenje i slova i brojeva dopušta mnogo veće polje kategorija od upotrebe samo brojeva. Prema tome, sustav podnošenja i klasifikacije Kongresne knjižnice, koji je alfanumerički, dopušta veći broj kategorija od Dewey Decimalnog sustava, koji je ograničen na deset glavnih kategorija.
