Standardne operativne procedure su neophodne kako bi se osiguralo da posao teče glatko i učinkovito. On osigurava da se zaposlenici bave standardnim zadacima na isti način, te da je tvrtka dosljedna i točna. Nadalje, standardni operativni postupci osiguravaju da zaposlenici svoj posao obavljaju sigurno i ispravno. Komunikacijske vještine potrebne su za učinkovito provođenje standardnih operativnih postupaka. Veličina vaše tvrtke i postupci koje želite implementirati će odrediti kako ćete ih komunicirati svojim zaposlenicima.
Procijenite ciljanu publiku za ove operativne postupke. Ako se postupci primjenjuju na malu skupinu ljudi, sastanak grupe najbolje funkcionira; ako se primjenjuju na cijelu tvrtku i to je velika tvrtka, masovna e-pošta ili newsletter mogu brže izgovoriti riječ. Alternativno, dogovorite sastanak s voditeljima odjela i upraviteljima i obavijestite ih o novim postupcima. Zamolite ih da obavijeste svoje grupe i odjele o novim postupcima.
Budite kratki. Objasnite što su nove operativne procedure i kako su se razlikovale od starih. Objasniti svrhu provedbe novih postupaka. Opišite kako će novi postupci poboljšati poslovanje i kako će to utjecati na zaposlenike. Na primjer, može potrajati više vremena ili utjecati na način na koji obavljaju svoj posao.
Organizirajte treninge ili sastanke jedan na jedan ako su procedure komplicirane. Vrijedi staviti vremena kako bi se osiguralo da svatko u potpunosti razumije nove postupke.
Recite zaposlenicima kako slijediti postupke, ne pitajte. Dajte im do znanja da ćete vi ili drugi menadžeri nadgledati njihovu sposobnost provedbe postupaka. Dajte im poticaje za rješavanje novih postupaka podsjećajući ih da će novi postupci poboljšati njihovu sposobnost obavljanja posla.
Zatražite povratne informacije o novim postupcima. Često se provode postupci za poboljšanje jednog aspekta rada. Nitko nije više upoznat s prednostima i nedostacima postupka od onih koji ga koriste izravno. Dobiti povratne informacije kako bi se osiguralo da je postupak učinkovit.
Učinite pristup uputama dostupnim. Objavite procedure na internom webu, pošaljite podsjetnike e-poštom i dostavite tiskani primjerak za zaposlenike.
