Prema dokumentu američke Agencije za zaštitu okoliša (EPA) "Smjernice za pripremu standardnih operativnih postupaka (SOP)", "Razvoj i korištenje SOP-ova sastavni su dio uspješnog sustava kvalitete jer pojedincima pruža informacije za obavljanje posla ispravno i olakšava dosljednost u kvaliteti i cjelovitosti proizvoda ili krajnjeg rezultata. " Stoga je pravilna priprema SOP-ova ključna za postavljanje temelja za postizanje dosljednih procesa. Slijedeći nekoliko općih koraka, možete pripremiti SOP-ove za upotrebu u vašoj organizaciji.
Utvrdite koje procedure ili procesi u vašoj organizaciji zahtijevaju dokumentaciju kako bi se proveli na dosljedan način i koje su osobe najpouzdanije za autoriziranje pridruženog SOP-a. Timski pristup može se koristiti kako bi se utvrdila potreba za SOP-om i kako bi se napisao SOP.
Odredite sustav numeriranja kako biste osigurali odgovarajuću kontrolu dokumenata nad vašim SOP-ovima. Sustav numeriranja trebao bi biti dovoljno fleksibilan da omogući bilo koji broj SOP-ova i bilo koji broj revizija za pojedinačne SOP-ove. Imajte osobu ili osobu zaduženu za kontrolu dokumenata da održava glavni popis tako da se ne koriste duplikati brojeva.
Razviti SOP predložak koji će slijediti svi organizacijski SOP-ovi pomoću softvera za obradu teksta. Za administrativne ili programske postupke, predložak treba sadržavati barem naslovnu stranicu, postupke (uključujući svrhu, opseg, sažetak, definicije, kvalifikacije osoblja, sam postupak, kontrolne popise i upravljanje zapisima), kontrolu kvalitete i reference. Za tehničke ili laboratorijske postupke, obrazac treba sadržavati, barem, sve odjeljke za administrativne SOP-ove koji su gore navedeni uz sigurnosne informacije, upozorenja, smetnje, opremu i potrošni materijal u odjeljku o postupcima.
Napišite standardnu operativnu proceduru o tome kako napisati standardne operativne postupke za vašu organizaciju, pomalo poznatu kao "SOP na SOP-ovima". Koristite razvijeni predložak i iznesite svoja očekivanja o tome kako bi trebali biti pripremljeni svi SOP-ovi, na primjer, tko identificira potrebu, tko dodjeljuje broj, koji format koristiti i očekivanja za ono što treba uključiti u svaki odjeljak.
Pripremite ostatak svojih SOP-ova na temelju metode navedene u SOP-u za SOP-ove, donoseći bilo kakve manje izmjene kako bi se poboljšao proces pripreme u smislu vremena i kvalitete dobivenih dokumenata.
Savjet
-
Pogledajte što više primjeraka SOP-a prije pripreme.
Upozorenje
Provjerite je li SOP predložak konačan prije izdavanja. Svaka promjena znači da morate revidirati svaki SOP napisan pomoću tog predloška.
