Tvrtke za šivanje često se specijaliziraju za izradu odjeće po narudžbi ili projekata dekoracije za pojedinačne kupce. U svakom projektu djeluju različiti čimbenici koji zahtijevaju specijalizirane obrasce za održavanje informacija. Vlasnici tvrtki koji održavaju odgovarajuću papirologiju učinkovitiji su, bolje organizirani i manje naglašeni.
Važnost obrazaca
Obrasci omogućuju šivaćim tvrtkama da organiziraju informacije i budu lako dostupne. Budući da su projekti često prilagođeni svakom klijentu, obrasci pomažu vlasniku tvrtke da prikupi potrebne informacije na jednom mjestu prije početka projekta. Ugovori, primici i računi služe i za zaštitu vlasnika i klijenta u slučaju financijskog ili ugovornog neslaganja. Vlasnici malih tvrtki trebaju uvijek voditi pravilnu evidenciju za podnošenje poreza na dohodak svake godine.
Obrasci za podatke o klijentima
Stvaranjem obrasca za informacije o kupcima kod kupca koji se šiva, vlasnik tvrtke može voditi evidenciju o svakom klijentu koji uključuje kontaktne podatke, dužinu poslovnog odnosa, povijest poslovanja i druge potrebne informacije. Kroz obrasce s informacijama o kupcima krojačica može zadržati mjerenja kupaca, prilagođene obrasce, informacije o uzorcima i korisničke preferencije u datoteci za buduću uporabu. Kontaktne informacije su korisne kada nudite specijalitete u određeno doba godine, kao što je maturalna večera ili promjena godišnjih doba.
Povijest poslovanja s klijentom pomaže vlasniku tvrtke s citiranjem troškova projekta. Poslovna povijest omogućuje vlasniku da se osvrne na prošli rad kako bi vidio koliko je naplaćeno i koliko je vremena potrebno za dovršenje određenog projekta. To omogućuje krojačici da odredi precizne cijene za svakog klijenta. Pohranjene u datotekama, obrasci s podacima o klijentima omogućuju vlasnicima tvrtki da vide svoje klijente na širokoj ili individualnoj osnovi.
Ugovor o projektu
Svaki projekt za kupca treba imati pisani ugovor. Osim utvrđivanja što konkretni projekt uključuje, ugovor o projektu trebao bi biti specijaliziran za poslovanje u šivanju. Potrebno je odrediti mjerenja, uzorak, odabir tkanina, procijenjene troškove i vremenski okvir projekta. Na primjer, kupac dolazi za haljinu za svoju kćer. Ugovor o projektu uključuje mjerenja kćeri, vremenski raspored za opremu i isporuku gotovog projekta, koji osigurava tkaninu i pojmove, tko čuva dodatnu tkaninu i pojmove, procijenjenu cijenu i koji se uzorak koristi. Slike se mogu snimiti i dodati u ugovor. Treba ostaviti prostor za bilo kakve izmjene ili bilješke poduzete tijekom svake faze projekta šivanja. Ugovor bi trebao odrediti što će se dogoditi ako kupac nije zadovoljan projektom. Time se štiti i vlasnik tvrtke i klijent.
potvrde
Svaki put kad novac promijeni ruke, vlasnik tvrtke treba izraditi račun i za klijenta i za poslovne zapise. Primici su potrebni za dokumentiranje prihoda poduzeća za lokalne, državne i savezne porezne svrhe. Knjige računa omogućuju dupliciranu kopiju svakog priznanice i dostupne su u trgovinama uredske opreme. Različiti računalni programi omogućuju stvaranje prilagodljivih računa za vlasnika male tvrtke. Potvrda za poslovnu djelatnost šivanja treba uključivati datum preuzimanja, opis odjeće, je li odjevni predmet naručeni komad ili izmjenu, ime i kontaktne podatke kupca, vrstu primljene transakcije i potpis ili ime osobe koja prima novac. Izjava o odricanju odgovornosti koja se nalazi na računu može sadržavati izjavu koja klijentu daje određeno vremensko razdoblje kako bi se odjeća vratila na dodatne izmjene bez ikakvih troškova, kao u slučaju prilagođenih vjenčanica ili službenog odijevanja. Politika povrata na računu pomaže u zaštiti šivaćeg poslovanja od neozbiljnih povrata i obavještava klijenta što se može i ne može vratiti.
