Mnoge tvrtke započinju svoje poslovanje pomoću ručnog računovodstvenog sustava. Za većinu poduzetnika, ovaj put omogućuje poslovanju da počne s radom bez potrebe za velikim ulaganjima za kompjutorizirani računovodstveni sustav. Troškovi instaliranja računalnog računovodstvenog sustava uključuju kupnju sustava, rad za instalaciju sustava i troškove obuke za učenje sustava. Ručni sustav uključuje pisanje svake transakcije u računovodstvenoj bilježnici i ručno izračunavanje svih brojeva. Mnogo puta, poduzeće prepoznaje potrebu za pretvaranjem iz ručnog sustava u kompjutorizirani računovodstveni sustav.
Instalirajte novi sustav
Prvi korak u pretvaranju iz ručnog računovodstvenog sustava u kompjutorizirani računovodstveni sustav uključuje instaliranje računovodstvenog sustava na računalo tvrtke. Vlasnik tvrtke pregledava različite softverske pakete kako bi utvrdio koja zadovoljava njegove poslovne potrebe i kupuje taj softver. Vlasnik preuzima softver na računalo na kojem će se obavljati računovodstveni poslovi.
Finaliziranje podataka u ručnom sustavu
Drugi korak pretvorbe zahtijeva da vlasnik tvrtke finalizira podatke. Kada se kompjuterizirani sustav učita na računalo, vlasnik treba dovršiti sve podatke sadržane u ručnom sustavu. Vlasnik osigurava da se sve transakcije pojavljuju u računovodstvenim evidencijama i da su svi izračuni ispravni. Ona može odabrati angažirati računovodstvenu tvrtku za reviziju financijskih evidencija.
Prijenos stanja u novi sustav
S konačnim brojevima računa upisanih u ručni sustav, vlasnik može prenijeti završne bilance u kompjuterizirani sustav. Vlasnik postavlja svaki račun u kompjuteriziranom sustavu unosom imena računa, vrste računa i početne bilance. Nakon unošenja svake bilance, vlasnik treba usporediti bilance s bilancama ručnog sustava kako bi provjerio jesu li svi podaci točno uneseni u sustav.
Pokrenite paralelne sustave
Četvrti korak zahtijeva od vlasnika da koristi privremeni vremenski period i ručni sustav i kompjuterizirani sustav. To omogućuje vlasniku da osigura da novi sustav radi kako se očekuje.
Prekinite ručni sustav
Na kraju probnog razdoblja, vlasnik prekida ručni sustav. Vlasnik se mora usredotočiti na korištenje računalnog računovodstvenog sustava. Svi zapisi iz ručnog sustava mogu se pakirati i pohranjivati.
