Zapisnik o sastancima opisuje akcije poduzete tijekom sastanka. Format slijedi Robertova pravila reda i koristi se za sve od klupskih i poslovnih sastanaka do sastanaka vlade. Na godišnjim sastancima, zapisnicima Udruge kućanstava, nalaze se zapisnici o odlukama i postupcima odbora HOA. Zapisivanjem i bilježenjem sastanka tajnik odbora može točno zabilježiti zapisnik nakon sastanka. Mišljenje mora biti izostavljeno iz zapisnika kako bi dokument bio sažet i objektivan.
Pomoću dnevnog reda sastanka stvorite pregled tema sastanka. Navedite teme i ostavite mjesta za svoje bilješke.
Na sastanku vodite bilješke o pohađanju, prijedlozima, odlukama i temama o kojima se raspravljalo tijekom sastanka. Imajte na umu tko je rekao što možete ispravno pripisati. Možete upotrijebiti snimač glasa da biste izbjegli bilo što. Vaše bilješke trebaju sumirati raspravu. Zapišite vrijeme i datum sastanka i vrijeme završetka sastanka.
Upišite minute počevši s imenom HOA i nazivom sastanka. Popis koji su prisustvovali i tko je bio odsutan. Navedite članove odbora prema nazivu i imenu. Zabilježite vrijeme i datum sastanka.
Navedite teme po redoslijedu rasprave i uključite sve prijedloge, glasove i odluke donesene za svaku temu. Navedite sve iznesene činjenice, izostavljajući mišljenje i pretpostavku.
Priložite sva izvješća predstavljena na sastanku. Navedite da su prikazani u zapisniku.
Stavke koje su vam potrebne
-
bilježnica
-
Olovka
-
Snimač glasa (izborno)
-
Računalo
-
Dnevni red sjednice
