Zapisnici sa sastanaka osoblja pružaju pismenu evidenciju o donesenim odlukama, raspravljanim pitanjima, glasovima, zadacima i drugim pitanjima koja se tiču osoblja. Važno je zabilježiti pojedinosti sastanka, kao i bit razgovora. Ne morate bilježiti svaku riječ koju ste izgovorili tijekom sastanka, ali trebate biti u mogućnosti pružiti sudionicima točan zapis o sastanku.
Stavke koje su vam potrebne
-
Alati za bilježenje bilježaka
-
Snimač
Pripremite se za sastanak tako da posjetite sobu kako biste procijenili gdje biste trebali sjediti kako biste dobili najbolji vidikovac i pronašli električne utičnice ako ih trebate. Pogledajte prethodne minute kako biste se ubrzali na način na koji su u prošlosti zabilježene minute.
Nabavite primjerak dnevnog reda koji će vam pomoći organizirati minute po temama. Nabavite popis pozvanih sudionika i potvrdite prisutne zamolivši ih da se prijave dok ulaze na sastanak.
Zabilježite datum i vrijeme sastanka. Napišite svaki prijedlog kako je predstavljen, riječ po riječ. Zabilježite glasove i koliko ste glasovali, protiv i suzdržali se. Uključite ime tvorca pokreta i tko će zaustaviti pokret.
Koristite bilješke kako biste istaknuli važne teme rasprave kao što su proračuni, izbori ili planiranje događaja tvrtke. Imajte na umu prednosti i nedostatke iznesene tijekom rasprave i tko je dao svaku izjavu. Završite svaku temu rasprave s rezultatom, koji će biti prijedlog i glasovanje, zadatak za istraživanje teme ili određene aktivnosti.
Zapišite zapisnike u jasan, lako čitljiv format kako biste ih lakše pratili. Pronađite aplikacije i alate koji su već stvoreni kako bi učinili uzimanje minuta učinkovitijim. To možete pronaći na web-lokacijama kao što je onenote.com ako koristite Windows. Pogledajte evernote.com za alate za pisanje, Agreo.com za alate za bilježenje i dijeljenje minuta, te Google dokumente za predloške sastanaka i jednostavne načine dijeljenja minuta.
Zapišite zapisnik što je prije moguće nakon sastanka, dok su rasprave još uvijek svježe u vašem umu, po mogućnosti u roku od 24 sata. Pišite u trećoj osobi.
Pošaljite nacrt upravitelju ili nadzorniku koji je vodio sastanak na pregled prije slanja minuta ostalim sudionicima. Napravite ispravke i pošaljite kopiju svima prisutnima na sastanku. Priložite odgovarajuće dokumente kao što je kopija proračuna, popis radnji ili popis brojeva kontakata.
Savjet
-
Izradite predložak kako biste pojednostavili postupak preuzimanja minuta. Koristite ga iznova i iznova kad uzimate minute za osoblje.
Koristite uređaj za snimanje ako ste zabrinuti zbog točnosti. Recite sudionicima da su snimljeni prije uključivanja vašeg rekordera.
Upozorenje
Nemojte se iznevjeriti kada izgubite trag rasprave ili ne razumijete točku. Kada se zbunite, prekinite postupak i zatražite pojašnjenje kako biste osigurali točno izvješće.
