Knjižnica je jednako dobra kao njezin sustav indeksiranja: bez Dewey Decimalne, Kongresne knjižnice i neke vrste volumnog kataloga, nitko ne bi mogao pronaći pravu knjigu dovoljno brzo ili pouzdano da bi knjižnica bila korisna. Sve dok moderne narodne knjižnice nisu postale normom sredinom 19. stoljeća, profesionalni knjižničari pamtili su mjesto gdje se čuvaju tomovi. Kasnije su ručni sustavi poput kartičnih kataloga pomogli pokroviteljima da potraže lokaciju knjiga koje su željeli. Od 1990-ih većina je knjižnica automatizirala neke aspekte svog poslovanja. Unatoč troškovima i naporima ugradnje ovih sustava, oni su superiorniji model kada uzmete u obzir nedostatke ranijih metoda.
Ranjivost na ljudsku pogrešku
Svaki sustav s kojim ljudi rade je podložan greškama od strane ometenog, umornog ili nesposobnog člana tima. Automatizirani sustavi još uvijek zahtijevaju ljudsku interakciju, ali smanjuju broj odluka ili operacija koje čovjek mora obavljati. Bez obzira da li podnosite zahtjev za rezervom zaštitnika ili pratite dolazak novih knjiga, svaki korak kojim upravlja računalo čini cijeli sustav učinkovitijim jer je manje sklon pogreškama.
Troškovi se povećavaju tijekom vremena
Instaliranje automatiziranog sustava može koštati $ 20,000 do $ 50,000 po knjižnici samo za opremu. Unatoč tim troškovima, automatizacija štedi novac tijekom vremena. Ova ušteda dolazi u dva oblika. Mnoge operacije, nakon što su operirane, nastavljaju se bez uključivanja člana osoblja - na primjer, generiranje izvješća o zahtjevima za međubibliotečku posudbu ili slanje elektroničkih opomena. Operacije koje još uvijek trebaju ljudsko biće - kao što je obrada vraćenih knjiga - događaju se brže uz podršku automatizacije. U oba slučaja, knjižnica može ili smanjiti broj zaposlenih kako bi smanjila proračun, ili primijeniti spremljena sredstva na zadatke i programe koji su više orijentirani na korisnika.
Pretraživanja traju duže i manje su učinkovita
Traženje određene knjige u katalogu kartica - najzastupljeniji sustav ručne knjižnice - znači prelazak s jednog indeksa na drugi kada promijenite pretraživanje od autora do naslova. Pomoću automatiziranog sustava s nekoliko klikova možete provoditi bilo koju vrstu pretraživanja na istom mjestu. Time se štedi vrijeme posjetitelja u odnosu na stari način, a potrebno je manje pomoći od zaposlenika knjižnice. Budući da su svi indeksi virtualni, a ne fizički, automatizirani sustav može imati više kategorija pretraživanja bez dodavanja drugog komada namještaja. Pokrovitelji mogu pretraživati po širem nizu ključnih riječi i koncepata nego s kartičnim katalogom. Automatizirani katalozi također se mogu staviti na internet, dopuštajući da pokrovitelj potvrdi da je knjiga dostupna od kuće, umjesto da dođe u knjižnicu i bude razočarana.
Lijevo iza informacijske ceste
Knjižnice i informacije postaju brzo digitalizirane. Svaka knjižnica koja još uvijek koristi ručni operacijski sustav ne može se povezati s digitalnim resursima. Time je dijeljenje informacija i publikacija mnogo teže i dugotrajnije nego s automatiziranim sustavom. Kako 21. stoljeće napreduje, a više resursa postaje potpuno digitalno, pokrovitelji ručnih knjižnica neće moći pristupiti rastućem postotku informacija.
Stavljanje granica na budućnost
E-knjige, podcastovi, blogovi i video tutorijali dio su načina na koji moderni svijet komunicira zbroj ljudskog znanja. Knjižnice s ručnim sustavima imaju ograničen pristup ovom rastućem opsegu posla. Bilo koji automatizirani sustav, za razliku od toga, po zadanom će odobriti daljinski i na licu mjesta pristup većini tih resursa.
