Kada vodite tvrtku, morate odlučiti o tome koju vrstu računovodstvenog sustava želite koristiti. Možete odabrati između ručnog računovodstvenog sustava ili kompjutoriziranog. Dok su kompjutorizirani sustavi prikladni, postoje neke različite prednosti koje ručni računovodstveni sustavi mogu pružiti.
Izbjegavajte oštećene podatke
Jedna od prednosti korištenja ručnog računovodstvenog sustava je da znate da će vaši dokumenti uvijek biti dostupni kada ih trebate. To nije uvijek slučaj kada koristite kompjuterizirani sustav. Kada koristite kompjutorizirani računovodstveni sustav, često će se podaci oštetiti i više nećete moći pristupiti informacijama. U tom trenutku potencijalno možete izgubiti podatke o godinama koje vam očajnički trebaju za vaše poslovanje.
Pogreške umnožavanja
Kada koristite ručni računovodstveni sustav, ne morate brinuti o dupliciranju pogrešaka. Uz kompjutorizirani sustav, postoji mogućnost da ćete duplicirati pogrešnu datoteku i koristiti zastarjeli skup brojeva. S ručnim sustavom jednostavno imate knjigu sa svojim podacima. Dupliciranje podataka bilo bi vrlo uključen proces, koji se vjerojatno neće dogoditi. Na taj ćete način izbjeći pogrešne podatke.
Izrada izmjena
Još jedna prednost ručnog računovodstvenog sustava je u tome što ih je lakše mijenjati. Kada trebate promijeniti unos u vašoj knjizi, jednostavno uzmite brisač i obrišite unos. Zatim možete upisati novi unos u prazno. Kada trebate promijeniti unos u kompjuteriziranom računovodstvenom sustavu, možda ćete morati upisati lozinku i pronaći odgovarajuću datoteku prije nego je možete promijeniti. To zahtijeva dodatno vrijeme i može stvoriti probleme.
Pristupačnost
Još jedna prednost korištenja ručnog računovodstvenog sustava je u tome što je lako dostupan svakome kome su ti podaci potrebni. Primjerice, vlasnici tvrtki mogu se osloniti na svoje računovodstveno osoblje da upravljaju računovodstvenim softverom i informacijama u njemu. Ako vlasnici trebaju pristup nekim podacima u sustavu, moraju čekati na nekoga iz računovodstva da im ga pribavi. S ručnim sustavom, oni lako mogu pogledati u knjigu i sami dobiti informacije.
