Organizacije ne mogu prihvatiti svaki prijedlog koji primaju, te stoga moraju pisati pisma kako bi obavijestili tvrtke da odbijaju njihove prijedloge. To se često rješava putem e-pošte. Tvrtka koja odbija prijedloge stvara pismo i šalje ga odgovarajućim tvrtkama. Svaki put kad tvrtka napiše pismo o odbijanju, mora razmotriti nekoliko ključnih točaka, uključujući čuvanje diplomatskih, iskrenih i kratkih pisama.
Koristite redak predmeta. Kada pišete e-poštu, postoji mogućnost popunjavanja teme na naslovnoj liniji. Prilikom pisanja pisma o odbijanju prijedloga, upotrijebite redak predmeta kako biste osobu obavijestili o tome što je e-pošta. Ne mora sadržavati riječi “Odbijanje prijedloga”, ali može navesti nešto poput “U odgovoru na vaš prijedlog”.
Formatirajte jednostavno. Nemojte koristiti fancy tipove fontova ili bilo koju vrstu posebnog oblikovanja. Upotrijebite standardno oblikovanje koje većina poruka ima i zadržite riječi u ravnini s lijevom marginom.
Adresa e-pošte. Započnite e-poštu tako što ćete je poslati kontaktnoj osobi koja je napisala izvorni prijedlog. Ako na prijedlogu nema određene osobe za kontakt, obratite se odjelu za ljudske resurse tvrtke.
Navedite svrhu e-pošte. Budite jasni, izravni i diplomatski kada započnete pismo. Obavijestite čitatelja da pišete ovo pismo kako biste ga nažalost obavijestili da vaša tvrtka odbija prijedlog koji je on ili njegova tvrtka podnijela. Obavezno navedite naziv svoje tvrtke i svrhu izvornog prijedloga.
Uključite razlog. Pismo odbijanja treba biti iskreno i iskreno. Zbog toga većina poduzeća uključuje razlog koji objašnjava zašto odbijaju prijedlog. Razlozi za odbijanje prijedloga variraju, ali su obično povezani s troškovima.
Ponudite čitatelju pozitivne želje.Obavijestite čitatelja da mu vi i njegov posao poželite dobro u budućnosti i pozovite ga da ponudi prijedloge za buduće projekte koje bi vaša tvrtka mogla imati.
Potpišite pismo. Na kraju poruke e-pošte potpišite slovo „S poštovanjem“, a zatim naziv i naslov.
Savjet
-
Prije slanja obavezno provjerite poslovna pisma. Nemojte reći negativne stvari o tvrtki, umjesto toga pokušajte zadržati pismo pozitivnim.
