Pisanje pisma za odbijanje formalnog poziva može biti teško. Neophodno je odgovoriti tako da vas osoba ili poslovni djelatnik pozove da vas ne očekuju. Izazov dolazi s pisanjem pisma na takav način da se ne vrijeđa ili čini da druga strana misli da se samo pokušavate izvući iz dolaska na njihov događaj. Pažljivo formuliranje i oštro oko prema detaljima pobrinut će se da primatelj primi poruku u duhu namjere.
Započnite pismo odbijanja s pozdravom. Odlučite kako želite adresirati primatelja. Ako je ovo doista formalno i nemate svakodnevni odnos s osobom, obratite mu se kao "gospodin" ili "gospođa" Prvo ime koristite samo u službenom pismu ako ste sigurni da je to prihvatljivo.
Budi iskren. Nemojte izmišljati ekstravagantne priče koje objašnjavaju zašto ne možete prisustvovati. Recite istinu na najsažetiji mogući način. Objasnite u rečenici ili dvije razlog zašto nećete biti prisutni. Koristite riječi poput "nažalost" ili "na žalost" da biste naznačili da želite da situacija bude drugačija.
Izrazite svoju zahvalnost za pozivnicu. Zahvalite primatelju na razmišljanju o vama. Time ćete osigurati da ne budete trajno uklonjeni s popisa za buduće događaje.
Zatvorite svoje pismo izražavajući najbolje želje primatelju. Dajte mu do znanja da se nadate da će njegov događaj proći dobro.
Zatvorite pismo s "S poštovanjem" ili jednostavno još jednom zahvalite primatelju. Potpisite svoje ime s olovkom. To pokazuje da ste vi osobno odvojili vrijeme na pismu. Ispisano ime je previše općenito i može uzrokovati da domaćin misli da ste previše zauzeti da biste odvojili vrijeme za ispravan odgovor na pozivnicu.
Glasno pročitajte pismo. Uvjerite se da ima ton koji želite izraziti. Napravite promjene i pošaljite pismo.
Upozorenje
Iskrenost je najbolja politika u odbijanju poziva. Ne želite biti uhvaćeni u laž koja bi mogla prekinuti dobar poslovni odnos.
