Zamislite radnu okolinu u kojoj niste imali upute o tome kako učinkovito komunicirati sa svojim kolegama i bez politike o tome što reći vanjskom svijetu. Ne čini se da bi posao bio vrlo uspješan, zar ne? Način na koji organizacija komunicira s onima unutar njega i onima izvan njega sastavni je dio njegovog uspjeha. Komunikacijske politike i smjernice pomažu zaposlenicima da dijele informacije kako bi učinkovito obavljali svoj posao i podržavaju sliku organizacije izvana.
Uloga internih komunikacija
Interna komunikacija se događa kada poduzeće dijeli informacije unutar sebe svojim zaposlenicima. Tvrtke mogu interno komunicirati pisanim putem putem e-pošte i dopisa ili usmeno na sastancima i konferencijama. Glavna svrha interne komunikacije je identificirati i dijeliti ciljeve tvrtke. Od vitalne je važnosti za zaposlenike da znaju na čemu rade. Ciljevi mogu biti na razini cijele tvrtke, odjela ili pojedinca. Bez obzira na to, znati što je njihova svrha na poslu pomaže zaposlenicima da ostanu na pravom putu.
Stvaranje bolje radne okoline još je jedan od razloga zašto je interna komunikacija toliko važna. Komuniciranjem unutar tvrtke o organizacijskim promjenama, prodajnim brojevima i pitanjima ljudskih resursa, tvrtke mogu stvoriti transparentna i učinkovita radna okruženja u kojima zaposlenici napreduju. To pomaže smanjiti stope prometa, privući nove talente i povećati zadovoljstvo zaposlenika. Tvrtke također mogu zaustaviti glasine tvrtke prije nego što počnu osiguravajući da komuniciraju otvoreno i rutinski sa svojim zaposlenicima.
Interna komunikacija pomaže tvrtkama da ostanu na brendu i zadrže kontrolu nad porukom. S obzirom na snažno obećanje o robnoj marki koje se interno komunicira, zaposlenici imaju bolju ruku u razgovoru s klijentima i drugim vanjskim strankama. Uz komunikaciju koja vodi jasnim ciljevima i dobro obučenom osoblju, tvrtke imaju bolje šanse da osiguraju pozitivne interakcije s klijentima.
Svrha vanjskih komunikacija
Vanjska komunikacija se događa kada poduzeće razmjenjuje informacije s klijentima, potencijalnim partnerima, partnerima, dobavljačima, investitorima i drugim dionicima izvan tvrtke. Integralno je da organizacija provodi politike koje usmjeravaju zaposlenike o tome kakve informacije trebaju dijeliti izvan tvrtke, s kime ih dijeliti i kako ih dijeliti.
Važno je imati smjernice o tome koju vrstu informacija podijeliti s kojom stranom, tako da određene informacije ne spadaju u pogrešne ruke ili stvaraju probleme za tvrtku. Na primjer, ako tvrtka razvija novi proizvod koji će revolucionirati tržište, ključno je da se prije objavljivanja ne specificiraju određeni detalji tog proizvoda s konkurentima. Međutim, tvrtka možda želi reći svojim cijenjenim kupcima, investitorima i partnerima o proizvodu prije bilo koga drugoga.
Kontroliranje negativnih informacija o tvrtki je jedan od razloga zašto je učinkovita vanjska komunikacija toliko važna. Uspostavljanjem strategije, organizacije mogu doprijeti do vanjskih dionika i raspraviti o dotičnim pitanjima. Ako se tvrtka bavi katastrofom PR-a, na primjer, plan za razgovor s medijima i klijentima važan je dio rješavanja situacije.
Osiguravanje unutarnje i vanjske objedinjene poruke
Da bi poduzeće bilo uspješno, interna i eksterna komunikacija treba raditi zajedno kako bi ispunila ciljeve tvrtke. Na primjer, ako tvrtka dijeli oprečne informacije sa svojim zaposlenicima i ulagačima, možda će morati suočiti se s nekoliko nezadovoljnih i nemotiviranih dionika, što može dovesti do većih problema.
Tvrtke moraju zajedno promatrati i unutarnju i vanjsku publiku kako bi imale jedinstvenu komunikacijsku politiku. Na primjer, ako tvrtka razvija poruku o robnoj marki, neophodno je zajedno stvoriti točke razgovora za unutarnju i vanjsku upotrebu. Na taj način tvrtka može razviti poruke koje privlače svoje zaposlenike i motivira ih da rade svoj posao, uz informacije koje privlače njihove klijente i partnere. Ako je ta poruka razvijena odvojeno, mogu postojati konfliktne ideje ili različiti pojmovi koji zbunjuju interno i eksterno.
