Postupci kontrole dokumenata ne moraju biti složeni. Zapravo, složenost doprinosi vjerojatnosti da dokument neće biti adekvatno naveden. Međutim, upravljanje informacijama jedan je od najvažnijih procesa u bilo kojoj organizaciji. Oslanjanje na elektroničku podudarnost podataka povećava potrebu za stalnim ažuriranjem postupaka kontrole i pohrane podataka. Neuspjeh održavanja odgovarajućih postupaka kontrole dokumenata može rezultirati velikim financijskim rizicima. Srećom, poboljšanja u tehnologiji kontrole dokumenata i softverskih aplikacija stvorila su novi svijet najboljih praksi.
Prepoznajte kritične procese
Dodijelite tim rukovoditelja s više funkcija kako biste identificirali vaše najkritičnije procese povezane s podacima i protokom informacija. Pratite kako podaci (e-pošta, ankete kupaca, IRS obrazac, itd.) Teče od klijenta do datoteka baze podataka. Usporedite svaki proces protoka podataka i utvrdite zajedničke ili redundantne zadatke. Mapirajte sve procese informiranja, od e-pošte do korporativnog usklađivanja, koristeći osnovni dijagram toka.
Napravite priručnik za postupke
Postupci - i za softver i za papir - moraju definirati kako se dokumenti odobravaju prije i nakon ažuriranja. Također bi trebali detaljno opisati kako ažurirati i ponovno odobravati dokumente. Adresa kako će sustav identificirati promjene, tj. Datum izdavanja ili promjene fonta. Obratite pažnju na proces određivanja zastarjelosti dokumenta. Razumjeti kako spriječiti korištenje "zastarjelih" dokumenata.
Osigurajte funkcionalnost
Provjerite jesu li dokumenti dostupni pravim osobama kada im je to potrebno. Ako se pretvarate u virtualni sustav, svakako pažljivo dokumentirajte kako će izvorni dokument biti pohranjen, ako uopće. Konačno, imate rješenje za izradu sigurnosnih kopija. Ako se prebacite na automatizirani sustav, upotrijebite strategiju probnog ispuštanja. Nakon potpunog pretvaranja, pričekajte tri mjeseca prije uništavanja ili podnošenja papirnatih dokumenata.
