Postupci kontrole dokumenata ključni su za obradu računa koji se plaćaju. Pomoći će vam da ispravno evidentirate sve račune koji se moraju platiti u glavnu knjigu računovodstva i pravovremeno obradite plaćanja za račune. Pisani postupak obrade obveza prema dobavljačima pomaže u ublažavanju pogrešaka u obradi i izbjegavanju kašnjenja u naplati na vrijeme.
Datum-Pečat fakture
Osoba koja je odgovorna za otvaranje dnevne pošte treba dati datum i označiti svaki primljeni račun koji se plaća s datumom tekućeg dana. Označavanje datuma omogućuje vam praćenje vremena koje je potrebno za plaćanje računa u vašoj tvrtki. Osoba na datum izdavanja računa treba navesti sve značajne vremenske razlike između datuma izdavanja računa i primljenog datuma. Fakture koje se šalju tjednima nakon generacije možda će se morati brzo prebaciti kroz proces plaćanja računa kako bi se izbjegli kasni troškovi.
Kodirajte Račun
Zaposlenik koji je odgovoran za kreiranje ili upravljanje troškom upisuje šifru za odgovarajući račun glavne knjige na računu i uspoređuje račun s preostalim proračunom za taj račun troškova. Ako će račun glavne knjige biti nad planiranim iznosom nakon obrade fakture, zaposlenik treba uključiti objašnjenje za prekomjerni iznos na računu.
Dobivanje odobrenja fakture
Menadžeri su odgovorni za pregled i odobravanje svih računa koji se plaćaju na računima koji spadaju u njihovo područje kontrole. Upravitelj pregledava kodiranje na računu za točnost i svako objašnjenje proračunskog viška za temeljitost. Upravitelj zatim inicijalizira i daje datum računa, tako da računovođa zna da je upravitelj odobrio račun za plaćanje.
Pripremite ček
Računovođa pregledava račun kako bi osigurao da su na računu uključena odgovarajuća odobrenja i objašnjenja za prevelike troškove. Računovođa također dvostruko provjerava kodiranje na računu i postavlja pitanja o svim kodovima koji se čine pogrešnim. Kada je računovođa zadovoljan odobrenjem i šifriranjem računa, on priprema ček za plaćanje.
Poslovne provjere trebale bi uključivati dva kontrolna okrajka: potvrdni list za izdavatelja i ček za ček za primatelja. Kontrolna ploča za provjeru treba sadržavati datum fakture, broj računa i broj poslovnog računa, ako ga je dobavljač dodijelio. Ček za provjeru izdavatelja može uključivati kodiranje glavne knjige ako se želi. Napravite kopiju računa za vlastite zapise i zakopčajte omotnicu provjere izdavatelja na vrh fakture. Podnesite kopiju računa kako biste podržali trošak u slučaju revizije ili računovodstvenog istraživanja.
