Učinkovitost je ključna u svakom uredu ili poslovnom okruženju. Biti organiziran je vještina koja će koristiti svakom uredskom okruženju. Jedna stvar koju biste željeli poboljšati, čak i ako ustanovite da ste općenito organizirani, je postupak arhiviranja i održavanja dokumenata. Možete provesti sate u potrazi za važnim dokumentima ako ne postoji sustav za upravljanje njima. Važno je imati mogućnost pribavljanja potrebnih dokumenata kada ste pod pritiskom. Iako neka radna mjesta mogu imati stvarne fizičke datoteke, velika većina podnošenja dokumenata događa se na računalu.
Imenovanje
Imenujte sve datoteke i mape na dosljedan način. Ne nazivajte neke od njih po datumu i drugima po imenu projekta. Budite sigurni da svaka datoteka određenog projekta ima nešto jedinstveno u projektu u njegovu naslovu. Stvorite mapu glavnog projekta s lako prepoznatljivim imenom. Podijelite ovu mapu u podmape s jasnim naslovima koje možete koristiti za popis imena onih koji rade na njemu ili drugih potrebnih stvari.
Ušteda
Spremite slične dokumente zajedno. Ako radite na određenom projektu, spremite sve dokumente u istu glavnu mapu na računalu. To je učinkovitije i logičnije od pohranjivanja svih proračunskih tablica ili svih grafika na različitim mjestima. Kada se šifrira s pojedinostima, jedan klik će vas odvesti u projekt.
Sadržaj
Prije nego počnete s podnošenjem dokumenata, odvojite malo vremena da pregledate sadržaj. Nemojte spremati sve podatke koji su vam poslani. To će značiti više vremena za kasnije pregledavanje nepotrebnih stvari. Ako je dokument relevantan za vaš određeni projekt, spremite ga. Ako ne, uklonite ga s računala.
Status
Odvojite dokumente koji su dio tekućeg rada od dokumenata koji su za dovršeni rad i spremljeni su samo za potrebe referenci i evidencije. Koristite sustav mapa. Spremite trenutne dokumente na lako pristupačno mjesto, kao što je radna površina računala. Kada je posao završen, premjestite ga u mapu projekta u kojoj pohranjujete dovršeni rad. Prilagodite ovu metodu tako da odgovara vašem poslovanju.
