Funkcija kontrole dokumenata odgovorna je za upravljanje protokom dokumenata i pohranjivanjem u organizaciji kroz različite funkcije i procese. To uključuje održavanje datoteka i korištenje odgovarajućih postupaka distribucije i revizije kao što je navedeno na Siliconfareast.com.
Sustav knjižnica
Funkcija kontrole dokumenata ima ulogu ispravnog održavanja internih knjižničnih procedura, tako da dolazi do odgovarajućeg pristupa osoblju, ali gdje se službena dokumentacija nalazi u svakom trenutku ostaje poznata.
Skladišta / Podnošenje
Još jedna ključna aktivnost funkcije kontrole dokumenata je spremanje i pohranjivanje dokumenata kako bi se osigurala pravilna dostupnost svih potrebnih datoteka.
Izmjene
Funkcija kontrole dokumenata također ima odgovornost osigurati da se službeno odobrena dokumentacija revidira samo u kontekstu odgovarajućih postupaka i odobrenja. To može uključivati sustav zahtjeva za promjenom dokumenata (ili projekta) (DCR) koji zahtijevaju određene potpisa prije nego što prethodno odobreni dokument može imati dodatne promjene.
Tijek rada
Osoblje za kontrolu dokumenata također provodi aktivnosti s ciljem osiguranja učinkovitog radnog tijeka, npr. Dodjeljivanjem dokumenata odgovarajućem uredskom ili tajničkom osoblju za aktivnosti kao što su obrada teksta ili skeniranje.
Praćenje
Funkcija kontrole dokumenata također prati pravovremenu proizvodnju dokumenata kroz cjelokupni proces tijeka rada, kao što je upotreba starosnih lista koje pokazuju da su dokumenti predugo prolazili kroz proces tijeka rada.
