Svatko tko vodi posao suočio se s izazovom da osigura da zaposlenici poduzmu prave korake kako bi obavili posao. To se posebno odnosi na tvrtke koje proizvode proizvode ili pružaju usluge, vladine agencije koje moraju provoditi propise i organizacije kao što su bolnice koje su povjerene zdravlju pacijenata. Kako se ti problemi tiču kako bi se osiguralo da zaposlenici slijede prave korake? Oni pišu procedure kvalitete koje određuju ulogu svakog zaposlenika u poboljšanju ukupne uspješnosti.
Počnite s razumijevanjem razlike između unutarnje i vanjske kvalitete. Unutarnja kvaliteta odnosi se na pokušaje tvrtke da poboljša svoje unutarnje poslovanje, kao što je poboljšanje upravljanja i uspješnosti zaposlenika. Vanjska kvaliteta odnosi se na napore tvrtke za održavanje visoke razine zadovoljstva korisnika.
Usredotočite se na postupke pisanja kako biste poboljšali unutarnju kvalitetu. Naglasite da svi u tvrtki - od osoblja za podršku do rukovoditelja više razine - moraju sudjelovati. Međutim, imajte na umu da ćete, ako budete iskreno zainteresirani za odgovore zaposlenika na nove postupke, vjerojatno potaknuti angažman zaposlenika, što na kraju potiče moral.
Posavjetujte se s Međunarodnom organizacijom za standardizaciju (ISO), koja je objavila priručnike standarda kvalitete koje koriste proizvođači i pružatelji usluga. Prema Praxiom Research Group Limited, koja tumači ISO standarde za širu javnost, ISO 9004 predlaže da tvrtke “stvore sociokulturno okruženje koje podržava poboljšanje”. To znači da menadžeri moraju poštovati osoblje za podršku kako bi zauzvrat stekli poštovanje, tvrtka mora dijeliti korporativne informacije sa zaposlenicima i da nadzornici mogu potaknuti zaposlenike na bolji rad postavljajući pravi primjer.
Razviti sustav za mjerenje poboljšanja u procesu kvalitete. Još jednom, ISO 9004 preporučuje tvrtkama da nauče kako mjeriti zadovoljstvo korisnika i profesionalni razvoj zaposlenika - glavne komponente sustava upravljanja ukupnom kvalitetom.
Razmotrite prijedloge GMP-a, svjetskog lidera u dobrim proizvodnim praksama, tvrtkama koje žele pisati procedure kvalitete. GMP sugerira da menadžeri razumiju svaki posao prije pisanja procedura za njega. Oni bi trebali navesti ključne korake koje zaposlenici moraju slijediti pri obavljanju određenih poslova.
Zapišite postupke kvalitete u svakodnevnom jeziku. Prema GMP-u, "Možete povećati čitljivost postupka pomoću kratkih, jednostavnih rečenica."
Saznajte kako pakirati postupke kako bi zaposlenici obratili pozornost na njih. Na primjer, GMP predlaže da poduzmete dodatne korake kako biste osmislili privlačne stranice, tablice sadržaja, indekse i privlačne slike.
Koristite slike u priručnicima ili uputama za postupke kvalitete. Ne samo da slike mogu učiniti vaše upute lakšima za razumijevanje, nego se mogu koristiti za naglašavanje važnih točaka ili na drugi način izazvati zanimanje zaposlenika.
