Održavanje poslovnog sastanka za japanske ljude je gotovo isto kao i bilo koji drugi poslovni sastanak: odnose se na sudionike prema njihovim posljednjim (obiteljskim) imenima (i ako govorite na japanskom, slijedite prezime s počasnim - san); unaprijed obavijestiti sudionike o početnom vremenu; pružiti izbor kave, čaja ili vode; početi na vrijeme; ne prekidajte ljude kad govore; ostanite na temi; izbjegavajte korištenje humora; i budite spremni za izravna, osobna pitanja.
priprema
Obavijestite sve sudionike o vremenu početka što je prije moguće i uvjerite se da svi - i japanski i ne-japanski - razumiju da će sastanak početi u ovo vrijeme. Japanska kultura stavlja naglasak na razmatranje za druge, a točnost je znak poštovanja.
Ako je moguće, odaberite mirno mjesto. Mnogi Japanci govore engleski, ili su učili engleski, ali pozadinske buke mogu otežati praćenje razgovora. Sastanak na mirnom mjestu osigurat će ugodno okruženje za slušanje.
Pružite izbor pića. Suprotno popularnim stereotipima, nisu svi Japanci pili japanski čaj, pogotovo ne na poslovnim sastancima s osobama koje nisu Japanci. Najbolje je, ako je moguće, sudionicima ponuditi izbor kave, čaja, japanskog čaja i vode.
Uvjerite se da ima dovoljno prostora za stol kako bi ljudi mogli izlagati papire i, ako im je potrebno, elektronički rječnik. Opet, mnogi Japanci govore engleski, ali s vremena na vrijeme možda žele provjeravati značenje opskurnih ili nepoznatih riječi korištenih tijekom sastanka.
Dozvolite vrijeme prije početka sastanka kako bi ljudi mogli razmjenjivati posjetnice i neformalno se predstavljati jedni drugima. Razmjena posjetnica značajan je i obvezan čin za japanske poslovne osobe.
Pokretanje sastanka
Signal da će sastanak početi, dopuštajući ljudima da se organiziraju i pripreme.
Upoznajte sudionike. Ako vodite sastanak na japanskom jeziku, upotrijebite japanski način uvođenja: prvo organiziranje, drugo ime obitelji i "-san". zadnje ime. Možete odlučiti da se sudionici predstave; ovo je savršeno prihvatljivo i, ako je na engleskom jeziku, japanska osoba može uživati u izazovu prikazivanja svoje sposobnosti na engleskom jeziku ispred grupe.
Ponovite svrhu i ciljeve sastanka. To je trebalo najaviti unaprijed, ali će pomoći ljudima ako ih se podsjeti. Ostanak na temu znak je razmatranja u Japanu.
Provođenje sastanka
Ne prekidajte osobe kad govore. Dozvolite govornicima da izraze svoje mišljenje. U Japanu, ljudi imaju tendenciju objašnjavati točke prvo navodeći razloge, a zatim navodeći točku, dok ljudi u zapadnim kulturama prvo navode točku, a zatim navode razloge. Ovaj drugačiji stil komunikacije može biti izvor nestrpljivosti zapadnjaka, a najbolje se može riješiti ako ga ne prekidate.
Ostanite na temi. Za kraj ili sastanak zadržite bilo koju stranu ili anegdote.
Izbjegavajte korištenje humora. Iako se japanska kultura mijenja, a humor je uobičajen u Japanu, još uvijek je najbolje izbjegavati humor na poslovnim sastancima. Humor može biti znak prijateljstva Amerikancima, ali za japanske poslovne ljude to može biti znak nezrelosti, a također rizikuje da ne probije jezičnu ili kulturnu barijeru.
Budite spremni za izravna pitanja. Web stranica "Foreign Translations" upozorava čitatelje da su Japanci skloni biti izravni u svojim pitanjima kada upoznaju nove ljude (vidi referencu 1). Pitanja poput "Koliko novca zarađujete?" "Jesi li slobodan?" ili "Koliko imate godina?" može doći. Ako vam nije ugodno odgovoriti na takva pitanja, pronađite pristojan način odbijanja pitanja i ne pokazujte uvredu.
