Uredska oprema je često jedan od najvećih troškova bilo kojeg posla. Ovaj trošak je dodatno otežan činjenicom da će se oprema smanjiti ili prekinuti. Pisanje detaljnog prijedloga koji opisuje potrebe tvrtke i službeno traženje da se oprema kupi iz proračuna tvrtke jedan je od načina da se te stavke zamijene. Pisani prijedlog omogućava nekoliko zaposlenika da budu u tijeku s potrebama tvrtke i da donose odluke na temelju važnih informacija, kao što su troškovi opreme i koristi za tvrtku.
Procijenite potrebu. Većina tvrtki ima proračune proračuna koji su definitivni o tome što mogu kupiti i kada. Utvrdite istinsku potrebu tvrtke proučavanjem svakog komada opreme i pitanjem može li se popraviti, hoće li trajati još šest mjeseci do godinu dana ili će biti skuplje za popravak u odnosu na zamjenu. Bilo koji predmet koji se može popraviti ili koji će potrajati duže, treba označiti s popisa tražene nove opreme.
Odredite dobit poduzeća. Što će tvrtka uštedjeti ako se oprema zamijeni sada? Što će dobiti? Ako zamijenite stolni pisač besplatnim poslovnim pisačem koji može ispisati više kopija u djeliću vremena, navedite ga kao dobitak, jer je ušteda vremena korisna. Budite vrlo jasni i sažeti u objašnjavanju što će svaki dio opreme donijeti tvrtki.
Istražite novu opremu. Znati i navesti cijene, specifikacije, tipove modela, trgovce na malo i proizvođače za svaki komad opreme koji tražite. Saznajte koji prodavači imaju stavke po najnižim cijenama i koji su blizu vaše lokacije ili imaju besplatnu dostavu. Također znate bilo kakve nedostatke ili probleme koji se obično mogu povezati s opremom.
Napišite svoj grubi nacrt prijedloga, uključujući odjeljke za uvod ili sažetak, ciljeve ili ciljeve, potrebe tvrtke, dobitke ili koristi tvrtke i troškove. Moglo bi također biti korisno navesti popis mogućih rokova za kupnju. Ne treba svaki komad opreme odmah kupiti.
Upišite svoj prijedlog, vodeći računa o oblikovanju. Uvjerite se da su svi naslovi podebljani i uredno poravnati. Provjera pravopisa vaš rad pomoću alata za provjeru pravopisa računala i samog čitanja prijedloga. Kako biste bili sigurni da ništa ne propustite, stavite prijedlog na stranu nekoliko sati ili dana, a zatim ponovno pročitajte.
Upozorenje
Držite svoje zahtjeve razumnim - ako vaša tvrtka uistinu nema potrebe za velikim, industrijskim modelom opreme, nemojte ga navoditi.
Budite iskreni u svojim procjenama trenutne opreme. Čitatelji Vašeg prijedloga moraju imati povjerenje u vaše mišljenje.
