Sustav ljudskih resursa (HRS) je sustav informacijske tehnologije koji obuhvaća, pohranjuje i dijeli informacije vezane uz prakse, politike i upravljanje ljudskim resursima u organizaciji. Također je poznat kao sustav upravljanja ljudskim resursima (HRMS), informacijski sustav ljudskih resursa (HRIS), sustav upravljanja ljudskim kapitalom (HCMS) i informacijska tehnologija ljudskih resursa (HRIT). HRS pomaže organizaciji upravljati svim složenim i međusobno povezanim aspektima ljudskih resursa, uključujući poštivanje saveznih i državnih zakona o zapošljavanju.
Struktura HMS-a
HRS automatizira ključne funkcije upravljanja ljudskim resursima, kao što su upravljanje zaposlenicima, naknade i beneficije te podrška odlučivanju. Sastoji se od skupa integriranih baza podataka povezanih s funkcionalnim procesnim jedinicama, kao što su zapošljavanje, radno vrijeme, plaćanje, naknade i mirovine, vještine zaposlenika i obuka. Budući da su baze podataka integrirane, osnovne podatke, kao što su ime zaposlenika, adresa i broj socijalnog osiguranja, potrebno je unijeti samo jednom, nakon čega sve funkcionalne procesne jedinice mogu dohvatiti i koristiti informacije.
Upravljanje zaposlenicima
HRS obuhvaća sve informacije o zaposlenicima od njihove početne prijave za zapošljavanje do njihove konačne plaće. On obuhvaća osnovne podatke o identitetu, zadatke za posao, informacije o izvedbi, stopu plaća, inventar vještina zaposlenika i povijest obuke. Informacije koje se nalaze u bazi podataka za upravljanje zaposlenicima također se koriste za izvješćivanje o usklađenosti za Komisiju za jednake mogućnosti zapošljavanja (EEOC), kao što su dob, spol, nacionalno podrijetlo, rasa i invaliditet.
Naknade i naknade
HRS-ove funkcije naknade i naknade prikupljaju informacije o radnim satima i koriste ga za izračunavanje plaća, iznosa saveznih i državnih poreza i drugih odbitaka, kao što su doprinosi za zdravstveno osiguranje i mirovine. Sustav generira plaće ili uplate izravno na bankovne račune zaposlenika. Ona također izračunava zaradio odmor i bolovanje s pay-period i godinu-to-date iznosi.
Podrška odlučivanju
HRS pojednostavljuje aktivnosti izvješćivanja i podrške donošenjem standardnih izvješća o ljudskim resursima, kao što su plaća, nova zaposlenja i transferi zaposlenika. Ove se informacije koriste za upravljanje poslovanjem, mjerenje uspješnosti organizacije i planiranje za budućnost. HRS također korisnicima omogućuje generiranje posebnih izvješća za analizu određenih situacija i identificiranje trendova, kao što je povećana fluktuacija zaposlenika na jednom području organizacije.
Djeljenje informacija
Sustavi ljudskih resursa olakšavaju razmjenu informacija i integraciju s drugim bitnim poslovnim sustavima organizacije, uključujući financije, računovodstvo i opskrbni lanac. Oni također omogućuju dijeljenje podataka s trećim stranama, kao što su izvješća za regulatorne agencije i prijenos podataka od i do administratora zdravstvenog osiguranja i mirovinskog plana.
Samoposluživanje zaposlenika
Mnogi sustavi ljudskih resursa uključuju funkciju samoposluživanja zaposlenika koja funkcionira putem intranetske veze - sigurna i privatna web-stranica u vlasništvu tvrtke. Koristeći ovu internetsku stranicu, zaposlenici mogu ažurirati svoje osobne podatke, upisati radno vrijeme, prijaviti se za obuku i potražiti svoj akumulirani godišnji odmor i bolovanje bez potrebe da kontaktiraju predstavnika ljudskih resursa. Zaposlenici mogu tražiti svoje podatke od računala na svojim radnim stolovima, prijenosnog računala ili računalnog kioska smještenog na podu tvornice ili u skladištu.
